团委学生会部门工作条例
作者:英文学院 来源:本站原创发布日期:2015-04-19


           


 

英文学院团委办公室工作条例

一、总则
1、部门的历史介绍
1)概述
自英文团学成立以来,办公室便作为主席团重要的成员之一,为英文团学的不断发展和完善而努力着。
2)发展
自 2008 年第十二届团学成立开始,办公室在原来的工作基础上,有了进一步的发展。礼仪队正式归为办公室进行管理,从而使得礼仪队的管理更加规范化,各项礼仪活动的开展更加程序化,同时,仪队队长作为办公室副主任,也要兼顾办公室的日常事务,协助进行整个部门的管理。
2、部门职能
办公室是集文秘职能与管理职能于一体的综合性部门。作为团委的枢纽部门,办公室承担着团委公文管理的职务,负责公文下发、存档和上交,以及团委内部各项常规性工作:工作培训、季度考核和制度建设,收集整理各项活动的总结,拟写团学年度工作要点、学期和学年工作总结并发表工作简报,以及进行学院礼仪队的管理工作。同时作为一道桥梁,它促进各部门之间的联系和沟通,加强主席团与各部门的交流;保证团委工作高效运转。
3、部门人员构成
1)部长(1 人):总体协调整个部门的工作,在各项工作中起着总领全局的作用。通过与主席团和其他各部门部长的交流沟通,在本部门中起到上传下达的作用。定期收集团学各部门的活动和工作总结及其他相关文书,并即向主席团汇报文书存档情况。整体协调礼仪队工作,对相关礼仪活动进行总体安排。
2)副部长(2 人):
①协助部长协调整个部门的工作。更切实的关注、跟进部门中每位干事的工作,将工作的细节落实,确保每项工作、活动的顺利进行。同时,负责定期进行部门内部的专业培训,举办部门聚会,并关注每位干事的学习生活和心理变化。
②礼仪队队长:负责礼仪队的各项管理工作,安排各项礼仪活动,并定期为礼仪进行相关的技能培训。同时,要参与办公室整个部门工作的讨论和决策。
3)干事(5 人):定期参与团委各个部门的例会,并进行会议记录。进行团学各个部门文书的存档和汇总,定期上交给部长。接受部长和副部长的工作分配,并即时、准确、细致的完成各项工作,并汇报工作进度。同时,有义务向部长和副部长反映部
门工作中的不足,提出改进方案,提出各种创新方案,从而进一步提升整个部门的工作。

二、工作制度
1、一对一负责制
1)会议记录。团委每一个部门的会议记录都由办公室派出的干事进行专门负责,一个干事负责一个部门,并同时负责提醒和初步审核部长上交工作、活动总结的工作;
2)干事对于自己负责的部门,保持密切友好的合作关系,与负责部门的部长和干事进行较为深入的沟通,并对部门的工作和活动有非常全面的了解。在相关部长需要文书书写建议时,要能及时、准确、合理的提出意见,并能在一定程度上协助此部门完成相关总结和制度的书写。
2、轮流协作制
1)每次大型活动或者重要礼仪活动,都会安排一名干事协助部长或者礼仪队队长完成工作。从而更了解各项工作以及相关礼仪工作的程序,能逐渐培养出独当一面的领导和整体协调的能力;
2)秉着机会均等的原则,每次的协助干事,是按照事先安排的顺序来进行工作。因有私事不能参与工作,视为自动放弃学习机会;
3)每周的办公室值班时间,由部长和干事轮流进行值班;
4)每周的部长级会议,部长可以有选择地挑选干事陪同出席。以使干事能更多的了解团学整体工作,并更加熟悉团学其他部门的活动和工作。
3、分工到人制
1)每项工作(包括合作性工作)都有明确细致的分工,每个人都有自己负责的部分。哪一部分出现问题,就由专门负责人进行解决;
2)部门其他成员互相协作,增强工作的合作性,同时,对各项工作都应有大胆创新的工作精神。
4、在与各部门进行接触的过程中,态度要和善,用词要委婉。并注意发短信、发邮件或是打电话时,都要先进行自我介绍,再将事由用最简练的语言表达出。
5、工作有强烈的时间观念。各项工作都要在规定的时间内完成,不得随意拖延工作汇报时间,讲求工作效率。
6、自觉遵从上级安排,积极参加各项工作,若遇特殊情况,及时向上级反映。
7、积极配合团委学生会其他各部门,确保各项活动和工作的顺利开展。

三、例会制度
1、例会时间安排 周一晚上九点七教508。
2、例会纪律
1)例会的举行密度原则上不变,但可根据工作量的大小弹性调整例会时间。工作繁忙期会根据需要提前或推后进行例会,会议内容侧重讨论当前工作;总结等可通过部门内部 QQ 群或邮箱等形式公布;
2)无特殊情况,原则上全体成员务必准时参加。不得迟到、早退,不得无故缺席;
3)如确有特殊情况不能参加或准时参加会议者,必须提前(会后请假无效)向部长或副部长请假;
4)会中部长负责总结上周工作内容及制订下周工作计划,由全体成员讨论,总结经验并制订计划;
5)会上认真做好笔记,积极发言,鼓励群策群议,献计献策。负责进行会议记录的干事,准确的进行会议记录;
6)不得大声喧哗,保持会场安静,不得谈与会议无关的事。
3、请假制度
1)原则上,所有人必须出席例会,没有特殊情况,不予准假;
2)如遇紧急情况,需提前半天向部长或副部长请假,经准假后,通知进行会议记录的同学,进行请假登记;
3)迟到两次按无故缺勤处理;
4)没有事先请假,或会后请假,一律按无故缺勤处理,并将影响“团学之星”的选拔和工作的绩效评定。
4、会议记录
1)由办公室内部干事进行每次的会议记录;
2)会议记录需按照指定格式进行书写,条理清晰、语言简洁、内容完整、准确;
3)在例会结束三天内将例会记录上交给部长存档,并发给所有干事,从而进行使得工作更加有序的进行。

四、办公室值班制度
1、办公室值班安排
值班地点:辅导员办公室(七教510)、团学办公室(七教508)
值班时间:
辅导员办公室周一至周五8:30——10:00,14:00——15:30
团学办公室周一至周五19:00——21:00
2、值班人员职责
1)值班是每一名学生会成员都应履行的职责,每一名成员都应认真对待。
2)值班人员准时到岗值班,不迟到,不早退。
3)值班人员必须在签到本上签到,否则以缺席处理。
4)值班采用责任到人制。每学期初确定每个部门本学期值班人员名单,交由办公室汇总。并将责任人名单、联系方式付在签到本上。确定值班时段同相关责任人的畅通联系。
5)因故不能按时值班者应向办公室主任请假,办公室主任应在签到本上注明请假及原因,否则一律以缺席处理。
6)值班人员应详细记载外借物品、时间以及所借人员。物品外借参考《英文团学物资管理制度》。
7)认真接待每一位来访者,有礼貌地接每一个电话,并做好记录。尽力为同学服务。
8)值班人员要严格维护学团联形象,不得在办公室吸烟、打牌、下棋、酗酒、上网聊天以及从事其他与值班无关的活动,严禁在办公室进行任何违反学团联规定的活动。
9)如遇突发事件应及时与部门负责人或主席团联系。
10)每天的值班人员在值班后应将办公室打扫、整理,以保持干净整洁的工作环境,妥善保管钥匙并严禁转借他人。
11)离开办公室前应关好电灯,拔电器插头,并关好门窗。
3、值班人员管理
1)办公室每周对值班情况进行统计,并作书面记录,以便评优评差。
2)值班情况纳入干部干事考核范围。
3)违反上述制度者,给予口头警告,情节严重者在例会上作出批评并责令其在例会上做出检讨。
4)以上各项制度,由办公室负责监督执行。

五、礼仪队规章制度
1、 工作要求
1) 在培训学习及礼仪服务指定时间,礼仪队成员必须按时到场,服从指挥和安排,不得擅自换岗、离岗;
2)参加活动时,队员必须按照规定统一化淡妆,盘发,着礼仪服;工作结束,必须妥善保存衣服等物品,按时交还队长统一放回储存柜保管。
3)队员因故不能参加活动,应至少提前一天向队长递交请假条。
4)礼仪队队员应注意个人形象,言谈举止大方得体。
5)礼仪队成员不得以学校名义私自在校外从事礼仪活动。
6)礼仪队成员应常与院团委,学生会相关人员、礼仪队队长沟通,全体礼仪队和院学生会成员将共同克服集体的困难,携手并进。
2、突发状况应急措施
每次颁奖都留一个礼仪在非常规路线上等候,预防有嘉宾不安排或礼仪来不及引领。如果主持人念错人数,导致奖状不够或有余,在奖状不够的前提下,本应在下一奖项出来的礼仪应马上补上,而前一空手的礼仪应马上撤退,同时要注意仪态,做到从容不迫;在奖状有余的情况下,如本应颁发的奖项已经颁完,该礼仪则先撤回,等待主持人或嘉宾宣读下一奖项。无论发生什么情况,导致负责引领该嘉宾下台的礼仪不在场,其他礼仪一旦发现嘉宾无人引领,甚至已经出现嘉宾东张西望的情况,就应马上出去,引领嘉宾。
3、资料、物品管理制度
礼仪队物资包括:礼仪服十套,披肩十件,托盘四个,托盘衬布四块。此物资由办公室统一管理,物资置放于团学办公室,注意物品特别是服装的防潮,防蛀。物资将来如有添加,管理制度同前。

六、考核与奖惩制度
1、配合团学每月的“团学之星”选拔,在每月部门内部选出一名工作最为优秀的干事。此项评选,分两部分进行:
(1)由部长和副部长综合评价每名干事的工作,推选出一名候选人;
(2)由干事投票选出一名候选人。若推选结果一致则直接推选为“团
学之星”,若推选结果不一致,则在两名候选人中再进行一次投票。
2、通过考核表的形式,每半学期对干事的各项工作,进行一次百分制的考核。此考核包括干事互评和部长对干事进行评价。最后按照互评占 60%,部长评价占 40%,最后以分数来评价各位干事每半个学期的工作。考核表如下:

评估
项目
评估标准 分值

工作
精神
1、严格遵守学校及团学的各项规章制度,以身作则,起模范带头作用。 0-5
2、能正确处理好学习与工作的关系,不因工作而严重影响学习或为了学习而放弃工作。 0-5
3、认真参加团委、学生会等召开组织的会议或活动,不迟到,不早退,不无故缺席。 0-5
  1. 会上积极发表意见和建议,主动交流工作和体会,做好会议记录。

0-5
5、参与工作态度积极,对所分配的工作任务不埋怨,不抱怨。 0-5
6、能客观公正地对待工作,不偏袒,不谋私,不做有损团学形象的事。 0-5
7、维护本部门利益,热爱本职工作,具有强烈的主人翁意识。 0-5
8、谦虚向上级和同事学习,发现自我不足,不断提升自己的能力。 0-5
9、为人真诚、正直,与人相处融洽,能主动帮助别人。 0-5

工作
能力
1、个人能力较好,对部门内布臵的任务,能高效、按时地完成。 0-5
2、工作尽职尽责,积极主动,以身作则,勇于承担责任,十分关心部门 0-5
3、应变力强,能妥善处理工作中的失误,协调好各方面的冲突。整体绩效。 0-5
4、不断提高自身的创新意识与实践能力,积极出谋划策,为团学工作提出建设性意见。 0-5
5、工作时能在坚持原则的基础上充分发挥灵活性与创造性。 0-5
6、在工作中能发挥组织能力,调动广大同学的积极性,增强团学在同学中的影响力。 0-5



1、部门活动中能够积极、主动地配合其他工作人员,完成任务认真,高效。 0-5
2、与本部门人员相处融洽,并能跟其它的部门人员有良好的沟通。 0-5
3、尊重上级,服从分配,积极配合。 0-5
4、关心他人,主动帮助本部门人员及其他部门人员。 0-5
5、具有高度的组织性、纪律性以及良好的时间观念。 0-5
3、奖励制度:
①当月除完成自身任务外,积极争取工作并能高质量高效率完成者,每人每项任务酌情加 1 分;
②积极主动参加其他部门的工作并得到该部门部长的认可,每人每次加 1 分;
③积极参与活动策划及讨论,提出创新的构想和方案并被采用者,每人每次加 2分;
④其他部门的会议记录每次都能及时的上交给部门的部长,并受到部长的肯定,每人每月加 1 分;
⑤主动承担起部门内部小组合作性工作的组长工作,将工作顺利高效的完成,并受到部长和组员的肯定,每人每次加 3 分。
4、惩罚制度
①当月内未能完成自身任务,视任务紧急情况扣 2-3 分。任务未能在规定时间内完成或上交(迟交),酌情扣 1-2 分;
②未能出席应出席的活动,并没有事先请假,每人每次扣 2 分。严重者直接取消当月“团学之星”评选资格;
③未按时参与其他部门的部门例会,进行会议记录,或未按时上交会议记录,每人每次扣 2 分;
④任何活动(包括例会)迟到者,每人每次扣 0.5 分;
⑤例会缺席并未请假者,每人每次扣 2 分,严重者直接取消当月“每月之星”评选资格;
⑥与部门成员产生矛盾导致工作滞后或破坏内部工作气氛者,每人每次扣 1 分;
⑦不服从本部门任务分配,态度散漫者,如经部长或副部长调停仍无法解决,每人扣 2 分并直接取消当月“团学之星”评选资格;
⑧在其他相关活动中不服从其他部门部长或活动负责人安排,工作态度不端正,不能认真完成相关工作,每人每次扣 2 分;
⑨所负责任务受到领导老师或同学批评,有相关证明者每人每次扣 1 分;
⑩对于工作长期态度散漫,不认真,严重影响各项工作的开展,经过开导仍未有进步,通过部门内部投票决定,进行除名。

七、人事制度
1、通过面试形式选出适合的人才聘用为干事。所聘用干事要求有一定的文字功底,工作认真踏实,虚心好学,对部门工作有一定的了解,服从工作安排,并具有创新精神。
2、招新面试分为两轮:第一轮为面试及第二轮小组讨论。第一轮面试一般采取个人面试形式,即面试者与面试官进行一对一面试。主要的流程包括简要自我介绍和面试官根据实际情况现场提问。通过一面的面试者继续进入二面,二面采取小组讨论合作的方式,面试官根据部门特色设计情景模拟题,要求面试者以小组为单位,通过团队合作共同完成任务。期间面试官根据面试者表现评定分数。小组讨论后,面试者会根据情况,对个别面试者再一次进行面试,主要面试内容为评价自己和其他组员和小组讨论中的表现。
3、通过二面的面试者将进入为期两周的试用期。试用期期间,部长布臵相应的考察任务(分为独立完成工作和合作性工作),要求考察期的干事在规定期限内完成任务。
4、通过试用期即正式成为办公室干事。干事需要参加学院统一举行的培训大会,从而进一步了解英文团学的各项工作,培养相关工作素质,更好的完成部门内部及团学中的各项工作和活动任务。
5、礼仪队队长的聘用,采用推荐制。结合队员和个人的意愿,由礼仪队队长推荐3-4 名候选人,进行为期 2-3 周的考察,最后由部长和副部长共同确定一名礼仪队队长。

八、干事培训
1、学院统一干部干事培训大会。通过老师的专题讲座,对学生工作的开展、学习与工作的协调以及心理压力的自我调节等有进一步的了解,为日后各项活动和工作的开展打下基础。
2、学院统一团学介绍大会。熟知各个部门的职能,以及部门之间的工作联系,加强部门合作意识。同时,要对主席团和部长有大致了解,从而在大型活动中更好的协助各负责人的工作。
3、礼仪队进行接待礼仪以及颁奖礼仪的相关培训。通过模拟颁奖环节,来让礼仪更快熟悉礼仪的工作程序,并针对所有可能出现的问题进行模拟,并灵活解决。
4、通过书写总结和策划来切实加强文书书写能力。
1)先布臵任务让干事观看晚会,或切实参与活动的组织工作,总结出其中的优势和不足,结合活动本身的特点,并进行一定的创新,完成一份活动总结或者对活动进行组织策划;
2)干事之间互批。匿名将任务交给第二方进行批改,发现别人文书中的优缺点。从而学习别人文书中的长处,对自己所书写的文书的质量有进一步的认识,使得文书书写能力能有最大程度的提高;
3)部长评价。部长和副部长根据干事的原稿,和第二方的批改版进行评价。对每个干事的文书书写能力有进一步的了解,并明确日后的重点培训方向。

 



 
 
英文学院团委组织部工作条例
一、总则
1、部门的历史介绍
英文学院团委组织部是英文学院团委的核心部门之一,主要负责协助校团委做好团内各项工作;组织进行升旗仪式;举办各项团日活动,将党的思想方针政策以生动的主题活动形式融入同学们的生活,使同学们在大学生活中了解社会,了解生活;相互了解,相互学习。
2、部门职能
1)定期组织党员以及青年团员进行有关中国共产党、共青团的知识教育,加强对中国共产党、共青团的认识,使中共党员和青年团员不忘中国共产党的性质与使命,促进中共党员和青年团员深入了解我国国情,增进他们积极投身到社会主义现代化建设;
2)负责全院团员的团费收缴、记录;团组织关系的转进、转出;检查督促各团支部团组织生活的开展与记录;定期检查各个支部工作手册的完成情况;
3)定期进行评优工作;负责一学期一次的“推优”工作,并在“五四”评优中对优团、优干进行表彰,同时推荐优秀的共青团员向党组织靠拢;
4)负责对各团支部的组织生活进行督促和检查,确保各支部组织生活的质量,鼓励各支部积极开展多种形式的组织生活,召开各支部干部的会议,公布组织活动检查结果,总结经验教训,提出改进措施,并对组织生活过得不规范的支部采取有效措施督促改进;
5)组织各团支部干部进行工作经验交流,协助院分团委举办党课培训班;
6)完成上级团委书记、副书记安排的其他工作,积极配合院分团委学生会的工作。
3、部门人员构成
部长一名,副部一名,干事 6 名。
成员分工如下:
部长:落实分团委的指示和要求,负责组织部的全局工作,主持组织部日常工作的进行和日常会议,协调各部工作和组织部内部的职责分工,对组织部工作的开展负首要责任,直接对分团委负责。
副部长:配合部长完成组织部的日常工作,直接对部长负责,并对院分团委负责。除要配合部长的工作外更要主动参与到组织部的整体中,积极分担部长的工作,对组织部工作加以观察监督,及时提出意见和建议。
干事:
1)文书:登记各种组织部工作、活动信息,包括新生团籍转入的登记,补办团证信息登记,团情统计,升旗仪式等各种活动的名单制作,协助部长落实活动总结和月工作总结等;
2)联系:联系学院各年级级委组织部长,联系各班团支书,联系国 旗队员,联系组织部各项活动有关人员,帮助下达通知,传达、收集信息;
3)操作:负责组织部日常工作,包括团证的注册,团日活动的组织,团费的收缴,以及展出类活动的现场布臵,讲座类活动的会场布臵,各种集会类活动的签到;
4)协助:落实部长布臵的工作任务,并协助完成英文团学承办的各类型活动项目,例如院运会、英文各项传统赛事等的分工。

二、工作制度
1、组织部日常工作应严格按照程序办事。
2、团日活动应提前召开组织部内部会议征集意见,写好计划书,并按时间表落实工作。活动中由干事和部长全程跟进监督,活动后召开部门会议由部长和各干事谈谈心得体会总结经验教训并由部长写出总结。活动全程应随时向团副报告新动向。
3、明确部门职能,协调一致,学期开始一周内制定工作计划,学期末进行工作总结,并交由办公室存档。
4、部门所有成员须明确组织部工作,在部长的带领下做到分工明确,工作负责。在分工基础上做到分工不分家。将组织工作开展得有声有色。
5、组织部与各支部每周定期召开例会,各组织部成员要有组织性、纪律性、时间观念要强,每次例会要准时参加,如有事需提前请假,并找一人(班长或组织委员)参加会议。
6、干事实行对应负责制:4 名干事分别负责四个年级的事务。包括级委组织部长的事务联系和向各班团支书传达通知。
7、原则上每个干事的分工都要均等,在某项工作工作量较大时实行干事轮流或同时进行。
8、干事在进行每一项工作时都应该及时向部长报告进度,反馈问题,有更好的想法或者是建议也要向部长及时提出。

三、例会制度
1、例会时间安排 每周一晚 9 点半 地点在学生第二饭堂。
2、例会纪律
1)例会的时间原则上不变,但可根据工作量的大小调整例会时间。会根据工作需要将例会提前、延后或取消;
2)原则上组织部全体成员务必准时出席例会,不得迟到、早退,不得无故缺席;
3)如遇特殊情况无法出席会议,需事先向部长请假并找一人(班长或组织委员)参加会议,会后向部长询问例会内容并接受工作布臵;
4)会中部长负责总结上周工作情况,安排下周工作任务,并由全体成员讨论,总结经验并制定计划;
5)各成员务必带上纸笔,会上认真记录,积极参与讨论。
3、请假制度
1)原则上,所有人必须出席每次例会,没有特殊情况,不予准假;
2)如遇紧急情况,需提前至少半天向部长请假,准假后,通知进行会议记录的同学,进行请假登记;
3)迟到两次按无故缺勤处理;
4)没有事先请假,或会后补假,一律按无故缺勤处理,并将影响“团学之星”的选拔和工作的绩效评定。
4、会议记录
1)由办公室干事进行每次的会议记录;
2)会议记录需按照指定的格式进行书写,条理清晰、语言简洁、内容完整、准确;
3)在例会结束三天内将例会记录上交给部长存档,并发给所有干事,从而使工作有序进行。

四、考核与奖惩制度
1、考核标准:
1) 会议出勤率记录,每次会议部长记录干事出勤情况并留底;
2) 工作出勤率记录,每次部门工作开展时候部长记录干事出勤情况;
3)工作态度,每个月部长与副部长讨论各干事工作态度并作出评价;
4)工作效率,每个月一次在部门会议上讨论各人的工作成功,并分析各人工作上存在的不足以及优点。
2、奖惩方式:
1) 对每月表现较好的成员提出口头表扬,并推举为每月之星;
2) 对表现较差,存在缺勤较多,工作态度不端正的干事给与婉转的口头批评并了解情况,做好思想工作。

五、人事制度
1、聘用干事:
1)通过面试的形式选出适合的人才加入组织部;
2)面试主要分两轮进行:第一轮面试,主要是问答形式。考察对时事的敏感度,对团工作的了解程度,性格取向以及自身的优缺点。第二轮面试,主要是案例分析小组讨论形式。考察危机应对能力,创新能力和策划组织能力;
3)通过面试之后将进入试用期。在试用期,部长会分配不同的工作给干事,考察其实际操作能力、应变能力、组织策划能力、文书能力、以及对组织部工作的积极性。试用期为 2 周。可根据实际情况做出变动;
4)通过试用即成为组织部的正式干事,干事需要参加学院统一举行的培训大会,从而进一步了解英文团学的各项工作,培养相关工作素质,以便更好地完成部门内部及团学中的各项工作和活动任务。
2、干事需要具备的素质:
1)了解组织部,对团工作有责任心有热心,对待琐碎的事物有耐心,够细心;
2)思路有条理,做事不混乱,工作认真踏实,虚心好学,服从工作安排;
3)爱国爱党爱团,能以为广大团员服务为原则;
4)有一定的组织策划能力,有创新精神。
3、干事工作时间:
由于组织部工作具有时间上的不稳定性,所以会根据任务的时间和数量来分配干事工作。分配任务时尽量做到每人所做工作量相当,根据干事能力与性格趋向不同分配至不同的工作。

六、干事培训
1、组织部的干事培训主要分为学院统一培训、理论培训和业务培训几个方面。
2、学院统一干事培训大会方面,通过老师的专题讲座,对学生工作的开展、学习与工作的协调以及心理压力的自我调节等有进一步的了解,为日后各项活动和工作的开展打下基础。学院统一团学介绍大会。熟知各部门的职能,以及部门之间的工作联系,加强部门合作意识。
3、理论培训方面,在每次例会的时候,部长会讲授有关中国共青团的一些历史,现状以及特色活动,让干事对此有深刻的认识。这些认识能让组织部开展团日活动或其他社会实践活动上更能抓住主题,取得更好的效果。
4、业务训练方面,主要是以示范教导为主,每一项活动,包括升旗仪式,团籍整理等,由部长先行示范,再由干事自己摸索方法,逐渐地让干事们掌握方法。

七、附则
1、传统活动:
团日活动:团日活动形式多样,包括讲座、艺术作品展、摄影比赛、征文、班会等各种形式,要求组织部各成员有创新精神,每学期至少举办一次团日活动。在校团委规定主题的情况下要将创新思想与组织部的活动目的——对同学们进行爱国主义思想教育——相结合,更可以将本院专业特色与活动形式相结合,在丰富同学们课余生活的同时又起到教育作用。
2、升旗仪式:
1)招募国旗队员。发放纸质、电子版通知,同时进行 QQ 等各渠道的宣传,国旗队属于英文团学组织部的下属机构,参与升旗仪式、院运会等重大活动。队员身份与团学干事同级。主要面向大一招募 6 名升旗手(男)、6 名护旗手(女)和 3 名司仪(男女皆可);(参照附则 2《国旗队管理制度》)
2)向大一各班下达通知,说明升旗的时间及每班的人数要求,干事收集每天参加升旗的名单,并制作签到表;
3)周一的升旗仪式组织部全体成员都必须到场,并携带手提电脑、音箱、扩音麦克风(在二教保卫处借)等用作播放国歌和主持仪式;
4)周二到周六的升旗仪式,6 个干事轮流负责签到,国歌用手机播放,仪式结束后要向部长反馈升旗仪式的出勤情况以及突发状况,并在签到表做好登记;
5)每周日要汇总一周的出勤情况并作出总结,次周周一将反馈总结张贴至大一公告栏,并向各对应团支书发送电子版反馈;
6)每周日下午都要进行国旗队小组的交接班。前周的队员要对下周的队员说明升旗操作要领,注意事项,强调时间观念等纪律。
3、五四表彰大会:
五四表彰大会是为了纪念五四运动八十九周年,在师生中广泛宣传五四精神;是为了展现我院在继续优良传统的基础上,不断开拓进取的崭新局面;是为了展示我院在人才培育方面的丰硕成果,表彰和鼓励先进集体和个人,以在同学中起到榜样和示范作用。

 
 
 

 
英文学院团委调研部工作条例
一、总则
1、 部门的历史介绍
根据《共青团广东外语外贸大学英语语言文化学院委员会组织工作条例》中关于英文学院团委理论调研部工作的定位和介绍:
“第九条、理论调研部:
1)根据形势发展,制定特定的研究课题,对广大团员的思想、学习、工作、生活等情况进行调查,及时反映广大团员的思想动态并积极建议;并开展一年一度的本学院学生总体情况的调研,为团委及学生会工作的展开提供材料和建议。
2)组织本学院的寒暑假社会实践报告的征集工作,按照寒暑假社会实践报告评选制度公正地评选出优秀报告,公示获奖名单及优秀文章,编订年度优秀报告文集,将优秀文章归类保存。”
2、部门职能
1)调研
调研活动的主题基本是按校团委或院内各部门需要所定,主要是为了调查同学们的思想、学习、工作、生活等方面情况。而调研活动本身提高的是调研部内部成员各方面的能力,因此,在进行调研活动时,部长将给每一个成员分好工,而每一次调研活动他们都将负责不同的部分,由此锻炼他们全方面的调研能力。问卷设计科学合理,并进行模拟试验以便修正;尽量采用多种调研方式,如进行网上调研;提高问卷的回收率与调查对象的广泛性和代表性;用相关数据软件处理数据,以便达到其准确度;报告的撰写达到较全面的去剖析问题并提出建设性的建议。力求将每一个调研报告做精,让组员享受到调研的乐趣。
2)实践报告
实践报告的征集目的就是为了让同学们积极参与到社会实践中,提高动手能力,运用自己的专业知识,提前走进社会。因此,在撰写征文通知时,尽量考虑到同学们社会实践的现实可能性,制定有趣引人的话题,提高同学们参与的积极性,真切的写出自身的感受,杜绝剽窃。在评比时公开透明,评比细则科学合理,评委具有代表性,获奖作品予以公示。同时,在平时可通过各位干事收集周围同学的意见,改进工作并增加活动。与其他部门或同类部门进行经验交流。借鉴他们的经验,而本身在完成每一次活动后都要进行总结,总结由每位成员轮流进行,培养其总体能力。在配合其他部门工作的同时,要善于去借鉴他人经验,从自己的角度总结他人不足之处,来完善自身团体的建设。
3、 部门人员构成
部长、副部长各一名,干事四名。

二、工作制度
l、部门工作坚持“大事讲原则,小事讲风格,共事讲团结,办事讲效率”二十字方针。
2、部门工作活动中涉及的各项准备工作分到个人负责,其他成员倾力协助。
3、4 名干事轮流写部门月份总结,学期末部长进行工作总结,并交由办公室存档。
4、重大活动前必须制定详细的工作方案(4 名干事各自写或分两组写计划书,最后开会讨论采用哪种方案),各尽所职,及时总结,保持各部门之间的信息畅通,以免引起双方在活动时间、地点和人员安排等方面的冲突。
5、下学期实行部长助理制度,即每月由一位干事作为部长助理,组织协调工作,锻炼干事的领导组织能力并为换届接任作准备。
6、部门成员积极配合学生会、主席团、兄弟部门。
7、为创造一个和谐友好的氛围,会组织部门活动,增强干事的凝聚力和集体归属感。

三、例会制度
1、例会时间安排 每周周二晚上九点半。
2、例会纪律
1)例会的举行密度原则上不变,但可根据工作量的大小弹性调整例会时间。工作繁忙期会根据需要提前或推后进行例会,会议内容侧重讨论当前工作;总结等可通过部门内部 QQ 群或邮箱等形式公布;
2)无特殊情况,原则上全体成员务必准时参加。不得迟到、早退,不得无故缺席;
3)如确有特殊情况不能参加或准时参加会议者,必须提前(会后请假无效)向部长或副部长请假;
4)会中部长负责总结上周工作内容及制订下周工作计划,由全体成员讨论,总结经验并制订计划;
5)会上认真做好笔记,积极发言,鼓励群策群议,献计献策。负责进行会议记录的干事,准确的进行会议记录。
3、请假制度
1)原则上,所有人必须出席例会,没有特殊情况,不予准假;
2)如遇紧急情况,需提前半天向部长或副部长请假,经准假后,通知进行会议记录的同学,进行请假登记;
3)迟到两次按无故缺勤处理;
4)没有事先请假,或会后请假,一律按无故缺勤处理,并将影响“团学之星”的选拔和工作的绩效评定。
4、会议记录
1)由办公室内部干事进行每次的会议记录;
2)会议记录需按照指定格式进行书写,条理清晰、语言简洁、内容完整、准确。

四、考核与奖惩制度
1)奖励制度:
①当月除完成自身任务外,积极争取工作并能高质量高效率完成者,每人每项任务酌情加 1 分;
②积极主动参加其他部门的工作并得到该部门部长的认可,每人每次加 1 分;
③积极参与出调查问卷,汇总数据,写调研报告并表现突出者每人每次加 2 分;
④主动承担起部门内部小组合作性工作的组长工作,将工作顺利高效的完成,并受到部长和组员的肯定,每人每次加 3 分。
2)惩罚制度
①当月内未能完成自身任务,视任务紧急情况扣 2-3 分。任务未能在规定时间内完成或上交(迟交),酌情扣 1-2 分;
②未能出席应出席的活动,并没有事先请假,每人每次扣 2 分。严重者直接取消当月“团学之星”评选资格;
③未按时参与其他部门的部门例会,进行会议记录,或未按时上交会议记录,每人每次扣 2 分;
④任何活动(包括例会)迟到者,每人每次扣 0.5 分;
⑤例会缺席并未请假者,每人每次扣 2 分,严重者直接取消当月“每月之星”评选资格;
⑥与部门成员产生矛盾导致工作滞后或破坏内部工作气氛者,每人每次扣 1 分;
⑦不服从本部门任务分配,态度散漫者,如经部长或副部长调停仍无法解决,每人扣 2 分并直接取消当月“每月之星”评选资格;
⑧在其他相关活动中不服从其他部门部长或活动负责人安排,工作态度不端正,不能认真完整相关工作,每人每次扣 2 分;
⑨所负责任受到领导老师或同学批评,有相关证明者每人每次扣 1 分;
⑩对于工作长期态度散漫,不认真,严重影响各项工作的开展,经过开导仍未有进步,通过部门内部投票决定,进行除名。

五、人事制度
1、通过面试形式选出适合的人才聘用为干事。所聘用干事要求责任心强,个性沉稳踏实,对调研有一定兴趣,善于合作,人际交往能力较强,有较好的综合分析思维能力。
2、招新面试分为两轮:第一轮为面试,第二轮为小组讨论。第一轮面试一般采取个人面试形式,即面试者与面试官进行一对一面试。主要的流程包括简要自我介绍和面试官根据实际情况现场提问。一面主要考察干事性格,处事方式方面;对调研的兴趣,调研素质;人际交往,沟通能力;责任感;办事效率;应变能力;举止仪表、个性稳定、进取心、语言表达能力等方面。通过一面的面试者继续进入二面,二面采取小组讨论合作的方式,面试官根据部门特色设计情景模拟题(如出份调研问卷等),要求面试者以小组为单位,通过团队合作共同完成任务。期间面试官根据面试者表现评定分数主要考察干事的综合分析思维能力、理论素养政策水平、合作精神。小组讨论后,面试者会根据情况,对个别面试者再一次进行面试,主要面试内容为评价自己和其他组员和小组讨论中的表现。
3、通过二面的面试者将进入为期两周的试用期。试用期期间,部长布臵相应的考察任务(分为独立完成工作和合作性工作),要求考察期的干事在规定期限内完成任务。
4、通过试用期即正式成为调研部干事。干事需要参加学院统一举行的培训大会,从而进一步了解英文团学的各项工作,培养相关工作素质,更好的完成调研部部门内部及团学中的各项工作和活动任务。

六、干事培训
10 月 9 号晚,第一次培训——问卷设计
10 月 13 号晚,第二次培训——撰写调查报告
1、平时,进行相关的 excel 数据表知识的培训,用 excel 表统计数据,并出图表的培训。
2、让干事了解相关的征文评选制度及评选流程。
3、让干事开阔思路,从不同的角度考虑问题,培养干事写出一份全面,具体,有针对性的问卷。

七、附则
1、调研部部长将部门相关文件发送给英文学院团委办公室处。
2、工作人员具体评分比例:

干事评估表
部门: 评估日期: 备注
被评估人 被评估人联系方式:
考核方式 每项分值为0-5分
A干事自评
20%
B 干事互评
40%
C 部长评价
40%
1、严格遵守学校及团学的规章制度,以身作则,起模范带头作用。
2、能正确处理好学习与工作的关系,不因工作而严重影响学习或为了学习而放弃工作。
3、认真参加团委、学生会等召开组织的会议或活动,不迟到,不早退,不无故缺席。
4、会上积极发表意见或建议,主动交流工作经验和体会,做好会议记录。
5、团学开展各项大小型活动,能保证质量完成,主动参与。
6、为人真诚、正直,与人相处融洽,能主动帮助别人。
7、谦虚向上级和同事学习,发现自我不足,不断提高自己的能力
8、坚持为广大同学服务的思想,不以权谋私,不以权欺人,不做有损团学形象的事情。
9、维护本部门的利益,热爱本职工作,牢固树立主人翁精神。
10、具有高度的组织性,纪律性,以及良好的时间观念。
11、个人能力较好,对部门内布置的人物,能高效、按时地完成。
12、在工作中,既能追求高质量,同时能再坚持原则的基础上充分发挥灵活性与创造性。
13、应变力强,能妥善处理工作中的失误,协调好各方面的冲突。
14、工作尽职尽责,积极主动,以身作则,勇于承担责任,十分关心部门整体绩效。
15、不断提高自身的创新意识与实践能力,积极出谋策划,为团学工作提出建设性意见。
16、在工作中应发挥组织能力,调动广大同学的积极性,增强团学在同学中的影响力。
17、善于合作和帮助别人,能建立一个和谐的工作环境,在团队中有较高威信。
18、保质、保量、按时完成任务,并能妥善处理好临时追加任务,在团队中出类拔萃。
19、认同本部门管理风格,环境适应能力极强,心态积极,不抱怨。
20、积极参与和配合本月举行的较大规模的活动,且表现出色。
各项总分
总评分

 



 
英文学院团委实践部工作条例
一、总则
1、部门历史介绍
实践部是隶属于英文学院团委旗下的一个部门。本部门推出的精品活动包括优秀毕业生讲座,"魅力广州"——“企业之行”、“文化之旅”活动以及暑期"三下乡"实践活动,让广大的同学能亲身参与其中,感受社会的变化,丰富大学的课余生活。
1)优秀毕业生讲座:
活动于每年的 10 月份或 11 月份面向英文学院全体学生举办。讲座的目的主要是为英文学子,特别是大一新生提供一个与师兄师姐交流的平台,闻自己所未闻,思自己所未思,引导大学生积极调整心态,明确大学生活的目标,处理好生活、学习与工作之间的关系,并从优秀前辈的经历中得到启发,选择正确的未来发展道路。
2)文化之旅:
活动面向英文学院低年级学生,运用多种方式宣扬优秀传统文化,营造浓厚的人文氛围。通过活动带领大家走近民俗中的经典,品尝社会历史百态,以陶冶性情,加深大学生对中国传统文化的热爱。同时让当代大学生感受动人心魄的现代与传统文化的冲击,领略中外文化的风采。
3)企业之行:
活动旨在增加大学生对知名优秀企业的了解。通过参观现代企业,体验企业演变历程,感受企业文化,了解营销艺术,体会人文关怀。了解现代化国家和社会发展的人才需求形势,把握人才需求脉搏,以激励同学强化专业技能,树立正确的奋斗目标,懂得适应社会变化,在竞争中谋发展,适应社会未来发展需要。
4)暑期社会实践活动:
暑期社会实践活动是英文学院实践部每年的重点工作。目的是要广大同学充分利用暑期开展社会实践活动,从而展现英文学院积极向上的精神面貌,宣扬“行动与奉献”的精神,进一步提高大学生的沟通能力、社会活动能力和实践能力,做到理论与实际相结合。培养吃苦耐劳的精神,增强个人思想道德修养,提高专业素质和个人专业技能。其中包括广外大品牌活动——暑期“三下乡”社会实践活动,组织同学大胆地去触摸另一片天空,去接触与学校不同的社会真实情况,把实践和知识具体、有效地结合起来,用行动为当地学校带来了一场知识的洗礼,并在实践中学到了不少书本上没有的知识,真正实现了理论与实践相结合,提高大学生的综合素质。
2、部门职能
英文学院团委实践部的工作宗旨是促进广大学子投身于社会实践,培养大学
生服务奉献精神和开创精神,使其在社会实践中不断充实完善自我,提高社会责
任感和科学实践能力。实践部致力于策划、组织各种特色的大型讲座和社会实践活动,引导大学生规划其职业生涯,直面社会历史变迁,感受社会全面腾飞。实践部还负责筹划暑期社会实践活动,汇总各社会实践队伍申报(汇报)材料、社会实践活动评定工作的开展以及实践成果的展示,旨在搭起广大青年团员接触社会、服务社会的桥梁。
3、部门人员构成
1)部长(1 人)
①部长是本部门的主要负责人,负责本部的全面工作;
②对英文学院团委学生会负责,定时向上级汇报工作,并执行其决议;
③制定实践部规章制度,制定部门发展计划,做好部门工作总结,并上交办公室或秘书处;
④主持实践部的会议,把握活动的组织策划方向,做好每一项活动的总监督工作;
招聘实践部成员,制定干事培训计划与方向;
⑥在日常工作中按照实际情况分配工作,协调成员关系,挖掘成员潜力;
⑦全面检查部门工作,期末对干事进行考核,上报英文学院团学;
⑧加强与其它部门联系,在组织大型活动前加强沟通,明确部门分配任务,保证落实到位;
⑨兼顾其他重大事宜。
2)副部长(1 人)
①协助部长工作;
②负责本部门的考勤工作;
③组织并监督活动的进展情况,协助完成团学下达的工作任务;
④负责安排本部活动有关会议及各项事宜;
⑤记录本部活动及会议内容,并整理备案;
⑥根据工作计划,领导干事认真执行,并撰写部分材料。
3)干事(6—8 人)
①认真负责地完成实践部的工作任务;
②了解实践活动中存在的问题,及时向部长、副部长反映;
③加强实践部与同学们的沟通与交流,了解同学的需要,保证活动有目的性地顺利开展;
④认真总结每一次活动,获取策划经验。

二、工作制度
1、部门精神
实践部的工作既要促进广大学子投身于社会实践,宣扬“行动与奉献”的精神,培养大学生服务奉献精神和开创精神,使其在社会实践中不断充实完善自我,提高社会责任感和科学实践能力;又要有团结、热情、求实、创新、奉献的工作方针,严肃认真的工作作风,积极热情的工作态度,全心全意为同学服务。
2、基本职责
部门坚持实践部一贯作风,严谨、细致、脚踏实地的工作方式。时刻保持与团委书记、团委副书记的联系,主动的汇报相关工作、计划、问题、及取得的成绩;并且虚心取老师同学对于本部的合理化建议。
3、工作制度
①各项活动应预先准备策划时间,一般在每个活动开始前一个月开始筹备策划。大型活动(如暑期社会实践活动总结暨表彰大会)则一般来说要从每年九月份开始策划,确定表演队伍、表演形式、协助部门,逐步收齐大会所需的视频、图片等资料,开展宣传工作等;
②活动策划前期,由小组根据活动的性质共同讨论,部门各成员为活动出谋划策,并推选一人为活动小组长,负责主要统筹活动,根据讨论结果,汇总上交活动方案,做好工作分配工作,定时向部长汇报活动进度;
③活动小组成员务必认真了解活动的背景、目的以及所分配到的任务,积极主动留意活动开展情况,主动配合负责人,积极参与前期策划,同时应严格按照策划书进行筹备。及时联系活动相关人员,确保联系到位。活动所需物资及时准备,并做好不同类型活动所需材料的总结归纳;
④在执行过程中,活动进度严格按照时间进度表及策划书推进。对于出现的突发情况,部门内部必须及时协商,迅速确定备用方案,确保活动有条不紊地进行;
⑤举办大型活动时,根据实际情况提早进场做好准备(签到位、座位卡、场地布臵、设备调试、人员站位、材料摆放、秩序维持等),以保证活动顺利进行。活动负责人应及时监督跟进。
4、工作要求
1)活动策划中,尽量让每位干事得到不同的锻炼,并给每个人展现自我能力的机会;
2)从总结中求进步。坚持每周例会小总结,每次活动后综合大总结,从中吸取经验同时为以后的活动做准备;
3)在完成部内工作的同时,在其他部门需要帮忙的时候,尽力献计献力;
4)提高思想认识,严明组织纪律,充分发挥成员创造力,加强团体战斗力,不断促进实践部自身的发展。

三、例会制度
1、例会时间安排 例会时间由部门内部人员自行协调。
2、例会纪律
1)队员必须准时参加每次活动,会议记录由办公室或秘书处人员负责,部门内部也要做好工作情况记录;
2)部门成员每次例会必须带笔与记事本,端正工作态度;
3)应积极参与例会讨论,发扬民主制度精神,热情进取,在筹划活动中,把握方向,兼顾细节,在传统项目中不断创新,在部门活动中做出自己的特色;
4)各成员在例会讨论时,需虚心聆其它成员的意见,团结通力合作,经反复斟酌修改,形成最终方案;
5)部长或副部长鼓励各个干事在例会讨论时大胆说出自己的想法,突显出自己的工作作风,从而营造出良好的讨论氛围;
6)部长或副部长在例会中根据实际,分配工作任务。
3、请假制度
1)任何组员未经批准,不得无故缺席每周活动,如有事请假,必须提前向部长或副部长请假,并经部长或副部长批准方可;
2)缺席成员在会议后需主动联系部长或副部长,了解部门的工作进度,清楚自己在下一阶段所要负责的工作内容;
3)会议记录中需清楚写明缺席人员和迟到人员,并列明原因,作为部门资料备份。
4、会议记录
1)部门会议记录由办公室或秘书处派干事负责,并上交团学存档;
2)实践部部门内部会议同时也要做好记录,登记例会缺席人员,列明会议内容,讨论进度,工作分配情况;
3)部长或副部长跟进会议内容落实情况。

四、考核与奖惩制度
1、考核制度
1)工作态度认真负责,对组织活动有一套缜密的思维,对工作具有饱满的热情与自信心;
2)在活动讨论时积极发言,大胆地说出自己的想法,想法中具有创新可取之处;
3)在活动实践中,配合部长或副部长的工作,有较强的组织能力;
4)具有良好的沟通能力、团体合作能力与紧急情况应变能力;
5)经过部门与自身总结,工作成绩有较大进步,掌握一定策划活动能力;
6)有对实践部的未来的发展深入探讨。
2、奖惩制度
1)每月评选出一名“团学之星”,以示奖励,同时鼓励部门其它成员认真积极投入工作;
2)对于工作懒散,态度不端正的部门干事,在例会总结上进行批评;
3)每一次活动总结中,总结活动可取之处,表扬相关负责人;
4)根据干事的综合表现,选出学期末推优、先进个人的对象。

五、人事制度
1、实践部招新
实践部招新面向英文学院低年级学生,主要针对大一新生。实践部一般招收6至8名干事,招新工作主要包括两轮部门面试与为期两个星期的实习期。第一次面试形式,采用自我介绍,问题回答,情景设臵问答等环节,了解面试人员以往的工作经验与工作能力,和他们对实践部的部门认识与工作热情,初步确定一面通过名单,并及时向上级反馈信息。第二次面试,分小组讨论活动方案,以此考察面试者的应变能力与面对不同状况的态度;观察他们是否具有对活动的创新想法与缜密的组织思维能力。确定最终名单。
2、干事聘用准则
1)是否具有相当的组织活动能力,有无组织活动经验;
2)看重面试人员的活动创新能力与自身对部门工作的探讨与想法;
3)良好的沟通能力与应变能力;
4)工作认真负责,具有饱满的工作热情与自信心,虚心学习;
5)具有一定的策划能力,懂得撰写策划活动的基本要求。
3、实习期考核
1)有较强的责任心与协作的精神,工作热情、积极、有耐心;
2)具有良好的专业素质,有自立、创新精神,具有一定的组织管理能力;
3)品德良好,作风严谨,严于律己,应变能力强。

六、干事培训
1、组织部门干事参加英文团学干部培训大会,并要求写出会议心得。
2、在学期活动中,部长或副部长分配主要任务,引导方向,由干事筹划活动项目,加强干事们之间的沟通,锻炼组织策划能力。
3、在活动结束后,由部长进行全面总结,指出活动可取与不足之处;由活动各部分负责人总结自己的工作,并要求写出总结书。

七、附则
1、部门财务情况
1)在每项活动策划阶段,必须做出财务预算,向上级申报;
2)购买活动材料、活动门票或其它,必须开发票,或保留有效单据。
注意:发票抬头必须写 广东外语外贸大学
2、宣传场地申请
在辅导员办公室领取场地申请表,填写完整后交给团委书记签名盖章,再交到保卫处签名盖章,确保活动有序进行。
3、宣传开展
1)宣传工作要至少提早一个星期与宣传部沟通海报宣传或横幅制作等相关宣传事宜;
2)海报规格一般为:全开,价格:30 元;
3)横幅规格一般为:10 米*1 米(适用于在六教报告厅举办大型活动)。
4、活动场地申请
向团委书记说明活动情况,根据网上申请程序,考虑活动性质和容纳人数申请相应的课室。
一般来说,暑期社会实践活动总结暨表彰大会在六教报告厅举行。申请方法:辅导员办公室(七教510)填写申请表交由团委书记审核申请表盖章(七教 330)
申请表交到六教技术中心(六教 208),并且与负责老师做好前期沟通,说明所需要的技术支持(投影、灯光、摄像、无线麦克风、麦克风架、电脑等)和场地布置时间。
5、班级通知发放
流程:按照通知格式撰写通知交由团委书记审核填写复印表将打印出来的通知拿到打印室复印,将通知拿到辅导员办公室,根据所要发通知的年级班级分类,并在通知左上角写上班级。通知必须在当天第一节课下课后放到相应年级辅导员位置上。
6、外出活动申请
针对文化之旅、企业之行这一类外出活动,向团委书记说明活动情况,要提前至少一个星期联系车队(学校南门兴安超市附近),并且要确定上车地点与时间。
实践部活动开展流程(如文化之旅、企业之行)

 
 
 
 
 
   
英文学院志愿者协会章程

第一章 总则
第一条 广东外语外贸大学英语语言文化学院青年志愿者协会,又称广东外语外贸大学青年志愿者协会英语语言文化学院分会,简称广外大英文志协或广外大志协英文分会,是英文学院团委及校青年志愿者协会双重领导下的青年志愿者团体。它建立在全院青年志愿者联合的基础上,代表全院青年志愿者的共同利益,是组织和策划学院青年志愿者活动的专职机构。
第二条 本会参加广东外语外贸大学青年志愿者协会,为其会员,承认并遵守其章程。
第三条 本会的宗旨是“以专业知识服务人,以奉献精神影响人”。
第四条 本会的任务是:在学院团委及上级部门的领导下,以“自我管理,自我教育,自我创新,服务社会”为中心。开展一系列奉献社会,服务大众的青年志愿者活动。为青年志愿者和需要帮助者架设沟通的桥梁。

第二章 会员
第五条 凡在本会登记报名的本院青年志愿者均为本会会员。
第六条 会员的权利和义务:
对本会工作有讨论,建议,批评和监督的权力;
(一)通过合法程序,行使会员的表决权、选举权和被选举权;
(二)有权接受本会组织的专业指导与培训,参加我会举办的各项活动,享受我会志愿者各种的待遇;
(三)有遵守本会章程,执行本会决议,积极参加本会活动和支持配合本会工作的义务;
(四)有交纳会员活动经费的义务。
第七条 坚持个别吸收的原则,每学年发展一批新会员。
自愿加入本会的人员,通过填写会籍登记表或递交书面申请,经本协会考察,符合入会条件的可以正式加入。

第三章 组织机构和职能
第八条 本会的组织原则是民主集中制。
第九条 本会的最高权力机关是学院青年志愿者代表大会。代表大会每年召开一次。志愿者代表的职权是:
(一)取和审查志协的工作报告;
(二)对志协日常工作及各项活动提出批评建议;
(三)修改并通过志协章程;
(四)选举产生新一届协会主席团成员。
第十条 志愿者代表由民主选举产生。
第十一条 志愿者协会委员会为本会是常设机构,由代表大会选举产生,对代表大会负责。
第十二条 根据工作需要,本会在志愿者委员会之下设立主席团、秘书处、策划实践部,外宣部等职能部门,各部实行部长负责制。另在各年级设年级负责人,在各定向服务点设立定点负责人。具体机构设臵参见章程附件。
第十三条 主席团包括会长、副会长、秘书长。会长、副会长分工工作,统筹协会内部事物及各部门工作,各部长直接向其负责;各定点负责人及年级负责人直接向主席团负责。秘书处、各部分工配合,互相协调。为确保外宣部能及时和准确地了解协会各项活动的进展情况、加强对外宣传,特规定外宣部部长为主席团候补成员,须列席主席团历次会议。
第十四条 主席团及各部部长由民主选举产生,任期一年。
第十五条 为避免协会换届之后再度出现上一届领导班子对工作放手不管、新一届领导班子对工作欠熟悉,从而导致各种活动被拖延、协会管理混乱等不良状况,特建立临时顾问团。即:每年换届选举完成之后,上一届志协自动转为新一届志协的临时顾问团,协助新一届领导班子开展初期活动,以实现新老志协的平稳过渡。英文志协临时顾问团下属各职能部门由上一届志协各职能部门相应转换而成,顾问团团长、各部(处)长和干事由上一届志协会长、各部(处)章和干事以对应原则担任。临时顾问团自协会换届选举结束之时起自动产生,到协助新一届志协开展第一次正式大型活动后自动停止存在。

第四章 日常工作
第十六条 志协骨干成员有责任组织志愿者开展各种活动,包括助残、敬老等。
第十七条 志协定期开展各项活动,由定点负责人组织开展,志愿者参加,各定点负责人定期向骨干成员会议汇报工作情况。
第十八条 志协不定期开展各项活动,由主席团策划,经骨干会议讨论通过,各部门执行,志愿者参与。
第十九条 允许并欢迎非本会会员青年志愿者参加本会活动。
第二十条 志协骨干定期召开成员会议,讨论并通过各部门提出的要求建议,取各部门、各定点的工作报告。

第五章 评优制度
第二十一条 志协每年评选出校级和院级优秀青年志愿者若干名。优秀志愿者评选以积分制为基础,即参加具体活动加具体分,要求参加而未参加活动者,扣具体分。具体分数以每年公布的评分细则为准。
第二十二条 优秀志愿者骨干由各部推选,再经骨干会议投票表决。
第二十三条 优秀志愿者成员及优秀志愿者骨干均为优秀志愿者,在两者之间按比例实行名额分配。
第二十四条 按照学校有关规定,将给予优秀青年志愿者适当奖励,并号召全院支愿者向其学习。

第六章 附则
第二十五条 本会会歌为《一起走过》,由孙燕姿原唱。须在代表大会开幕式等场合使用。
第二十六条 本会刊行用于内部交流的非定期性广东外语外贸大学英文学院青年志愿者协会会刊《爱心近卫军》。会刊由英文志协秘书处和外宣部联合组建非常设性的会刊编辑部负责编辑。编辑部设总编、文字编辑、美术编辑、电脑制版、顾问等职务。
第二十七条 为推动协会建设的正规化和科学化,方便对外交往,防止他人盗用本会名义、造成不良后果,以及鉴于不少兄弟社团都有内部业务用章这一情况,本协会批刻启用协会印章一枚,内容为“广东外语外贸大学英语语言文化学院青年志愿者协会”。
第二十八条 建立为参加过志愿者社会实践活动的会员出具协会《工作证明》的制度,作为协会内部奖励措施,以增强协会活力,同时作为对会员投身志愿服务事业的一种回报。会员在届满或退回时,可按照英文志协规定的统一文本格式,向主席团提交证明其个人参加社会实践、从事青年志愿者工作的工作证明书,由英文学院团委和英文志协主席团予以审批、盖章,以证明其志愿者身份和所做工作,为其将来求职提供帮助。本《工作证明》参考格式如下(A4 纸打印稿):
广东外语外贸大学英文学院青年志愿者协会会员社会实践工作证明
--------(姓名),-------(政治面貌),------学院-------级-------班学生 。 ------- 年 加 入 英 文 学 院 团 委 下 属 组 织 英 文 学 院 青 年 志 愿 者 协 会 , 曾 任-------------,参加了----------------------------------------,组织、策划了
-----------------------------------------。活动积极,表现突出,被---------授予---------。
本证明书经英文学院团委和英文志协主席团审核,真实有效。
特此证明。
广外大英文学院团委(章)
广外大英文志协(章)
年 月 日

第二十九条本章程解释权属于英文志协。
第三十条 本章程于 2012年 9 月 1 日起施行。2003 年 11 月 9 日起试行的《广外大英文学院青年志愿者协会章程(试行)》同时失效。

 
 


 
英文学院团委院刊工作条例

一、总则
1、 部门历史介绍
作为广东外语外贸大学的老牌学院,英语语言文化学院(简称:英文学院)有其浑然自成的深厚底蕴,而在瞬息万变的时代发展中,象牙塔里的英文学子跃跃欲试,希望能秉承传统,力求创新,用自己的一技之长践行“明德尚行,学贯中西”的校训。作为英文学院的大管家,英文团学一直致力于为学生营造温馨而活跃的文化氛围,让每一个英文人都有一份沉甸甸的源于英文学院的记忆。1998 年,院刊 Four in one(《四重奏》)在学院领导的支持及师兄师姐的努力下出版,以刊名为宗旨,努力为四个年级的学生搭建互相交流和展现自我的平台,在反映大学教学动态的同时,更展现了英文人的双语能力及文学创作能力。2004 年因南北分校,英文学院四个年级也分处两个校区,人力分散导致院刊暂时停止出版。而今英文学院重扎白云山下的大本营,再次为英文学子提供了同台交流和竞技的机会。在学院有关领导和部门的大力支持下,2007-2008 学年末,在新组建的第十一届英文团学架构中,院刊也重新成为团委下属部门,更名为 FELCZINE,用文字和图片为全体学生营造“英文学院,我们永远的家”的温馨感觉。
2、 部门职能
1)负责院刊的编辑、发行工作,及时向英文学习传递社会、广外大、英文学院的最新动向,为英文学子提供丰富的精神食粮,陶冶英文学子的情操,拓展英文学子的思维,给英文学子展示出色文学才华、活跃思维、自我风采的舞台,成为英文学子在广外大亲切的朋友;
2)负责团委理论宣传工作,及时传达英文团学最新信息,在英文学子中进行理论宣传,使英文学子树立正确的世界观、人生观、价值观,胸怀崇高的理想,保持青春的活力、顽强的意志,在实践中不断积极进取,与时俱进,开拓创新,顺利完成学业,成功走向社会。
3、 出版定位
1)英文学院院刊 FELCZINE 定位为季刊,每季度出版发行一期,每学期出版发行两期;此外每学年开学初发行一期迎新专刊,为英文学院的新生提供必要的信息和指导;
2)英文学院院刊 FELCZINE 主要面向英文学子发行,总体上以宿舍为单位,每间宿舍一本(视具体情况而定,数量或许有变化),同时允许多种形式的派发方式,如在学院重大活动举办之际向同学们集中派发等等。一小部分向英文学院领导和辅导员、英文团学内部和院刊内部以及专题和连线栏目采访的人士、各位稿件(包括图片)被采用的作者发行,同时,另一小部分英文学院院刊向兄弟学院,如高级翻译学院、中文学院、商英学院等发行,做交流之用,此外,每期院刊将留一本做存档之用。
4、 部门人员构成
1)主编(1 人):总体协调院刊的编辑出版发行,在各项活动中起着总领全局的
作用。定期与主席团和其他各部门部长进行交流沟通,在本部门中发挥到上传下达的作用。同时,要负责拟定每月、每学期的部门计划,组织部门工作按计划有序展开,进行每月、每学期的工作总结,使部门工作连贯协调高效进行。
2)副主编(1 人):协助主编协调整个部门的工作。更切实的关注、跟进部门中每位干事的工作,将工作的细节落实,确保每项工作、活动的顺利进行。同时,负责定期进行部门内部的专业培训,举办部门聚会,并关注每位干事的学习生活和心理变化。
3)美术总监(1 人):总体负责院刊的版面设计、美术编辑,并向各美术编辑干事分配具体工作,组织监督其工作有序高效展开。
4)文字总监(1 人):总体负责院刊的稿件审核、文字编辑,向各文字编辑分配具体工作,并组织监督其工作有序高效展开。
5)文字编辑(多 人):主要负责院刊文字编辑部分的具体工作。接受主编、副主编及文字总监的工作安排,及时、准确、细致地完成各项文字编辑任务,并按时汇报工作进度。与此同时,有责任和义务反映院刊文字方面及其他方面工作中存在的缺陷与不足,提出意见和建议,提出创新改进方案。
6)美术编辑(多 人):主要负责院刊美术编辑的具体工作,接受主编、副主编及美术总监的工作安排,细致、高效完成封面设计、排版设计的美术编辑工作,及时汇报工作进度。有义务提出院刊美术编辑及其他方面工作存在的问题,并积极开动脑筋,提出建设性的改进意见,创新方案。
7)主编、副主编、美术总监、文字总监由老干事担任,并各自负责不同栏目,直接指导文字编辑及美术编辑熟悉各个栏目的工作流程,帮助他们在不同栏目上能有所创新。
5、栏目简介
1)专题Focus: 该栏目就当前社会热点、校园大事记和学院重大活动展开讨论,研究。每一期院刊就一定的热点问题采访学校、学院相关领导、教授、老师及英文学在此基础上做出探究,以丰富院刊的内容,增强院刊的现实针对性,拓展英文学子的氛围,活跃英文学子的思维。
2)观点Voice:分为两个部分。第一部分主要是提出热点话题,以采访及投稿的形式收集广外学子特别是英文学子的观点以及心声,给各位同学提供了自我表达的机会,展现自我才华的平台,起到很好的交流互动作用。第二部分称为连线部分,主要由文字编辑采访在理想工作岗位上的已毕业广外英文学子或是在校高年级优秀英文学并撰写整理采访文章。通过采访英文学院优秀师兄师姐或优秀在校生,给在奋斗历程中的英文学子以学习方法、学习心态等方面的启示,激励英文学子不断进步,走向美好的未来。
3)list: 该栏目主要由悦读,悦影及悦三部分组成。由学院同学推荐优秀书目,电影和音乐,包括经岁月淘洗的经典和当代脍炙人口的最新作品。期望能够丰富英文人的文化生活,增进对东西方文化的了解和理解,进一步培养英文人的国际化视角。同时还刊登同学们优秀的书评、影评、乐评。
4)美文sharing:该栏目主要刊登来自英文学子的优秀来稿。院刊文编将从来稿中选择主题健康、积极向上、文字优美的优秀中英文稿件,加以编辑,审核后进行刊登。英文学子踊跃投稿,写作水平不断提高,该栏目正不断成为英文学子展示中英文写作水平的绝佳平台。同时该栏目也欢迎各位同学的荐稿,可以推荐优秀时文或经典美文,极大丰富英文学子的精神世界。
5) Link: 该栏目不但搜集近期广州举办的各类活动,例如演唱会、画展等有益身心的文体活动,而且搜集广州富有特色的小吃店、餐厅等,为同学们的休闲活动提供有益向导,帮助同学们进一步了解广州这座富有魅力的城市,感受广州特有的文化底蕴。

二、工作制度
1、明确部门职能,各干事出谋划策,由副主编和各总监协助总编提前一个月完成每月工作和活动计划。
2、学期结束前进行工作总结,与部门工作人员共同探讨本学期工作的优缺点,将总结交由办公室存档。
3、院刊工作分为三大模块,分别为:文字编辑、美术编辑和出版发行。各成员需明确自己的工作,积极主动,认真踏实,吃苦耐劳,共同合作,协调一致。
4、院刊应积极配合团委的工作,与主席团、兄弟部门友好合作。例如,在分发院刊时通知新闻网进行拍摄,与外联部密切合作商讨每期院刊的赞助事宜,并在外联部与商家联系赞助时派出部门成员进行协助。
5、部门工作中涉及到的各项安排要具体到个人,保证成员之间通力合作,鼓励部门发挥大胆创新的工作精神,激发部门人员的工作热情。
6、保持各部门之间的信息畅通,保证一定的沟通与交流,避免引起人员、地点安排等方面的冲突。
7、每周及时、有效地跟进工作进度,主编、副主编、各总监应及时督促,避免出现院刊延迟发行等问题。
8、在一期院刊成功发行后,每位成员对自身在工作中的心得进行总结,将工作中表现出的优点继续保持,并努力发现自身问题并积极改正。同时,各位成员也有义务对院刊编辑出版发行过程中部门工作方面存在的问题进行指正,努力思考解决方案。
9、经过一段时间的工作后,在院刊内部总结出一套完善的应急方案,该方案应涵盖各种活动可能发生的突发情况,并根据经验制定解决措施。应急方案的重点是其广泛性,并不只适用于某一期院刊的出版发行,而是一份详尽的长期适用的实用性方案。该方案可由以往历次院刊出版发行所遇问题总结得出,由院刊各成员共同完成,同时也要注意在往后院刊发行中不断更新完善。

三、例会制度
1、例会时间安排
1)每两周一次例会,仍需结合新生课程表及征求双学位或辅修的同事的意见,综合考虑后再进一步确定具体的例会时间。例会举行密度原则上不变,但可根据工作量的大小弹性调整例会时间。如遇工作繁忙期根据需要提前或推后进行例会。
2、例会纪律
1)不准许迟到、早退;若因故无法正常出席例会,应提前一天请假;不得无故缺席;请假两次算作缺席一次;
2)每次例会上,部门内亦会进行相关的会议记录;负责每次会议记录的同学要做好会议记录本的移交工作;
3)例会必需自备纸笔,有固定的笔记本记录部门事项;
4)会中部长负责总结上周工作内容及下周工作计划,由全体成员讨论,总结经验并制订计划;
5)会议过程应保持认真负责的态度,仔细取每位成员的发言,尊重他人;
6)院刊总结应通过内部 QQ 群或邮箱等形式公布,此外部门最新消息也应该在内部及时更新。
3、请假制度
1) 原则上每次例会必需出席,非重大事情不宜请假;
2)如确有特殊情况,不能参加院刊例会,需提前一天或以上告知部长或副部长,说明请假缘由并征得同意后方可请假;
3)负责当此会议记录的同学记录好请假情况,并将假条附于本次会议记录上;
4)没有事先请假一律以缺勤、旷会处理。
4、会议记录
1)会议记录整理:记录总体探讨内容、各位发言以及是否有迟到、缺席等情况;
2)会议内容监督:确保所要探讨的问题得到及时、有效的解决;
3)学习部会议记录分两方面同时进行:每次例会由秘书处派干事进行会议记录;院刊内部实行会议记录制度,每次会议的记录员要做好交接工作并将记录本妥善保管。

四、考核与奖惩制度
1、考核制度
1)是否积极主动地参与部门工作;
2)能否及时完成所布臵的工作、任务;
3)工作质量如何;
4)有无与部门负责人和同事之间进行良好沟通;
5)是否定期、按时出席例会;
6)有否对院刊的相关工作提出良好建议;
7)个人工作能力是否有所提高;
8)应对紧急状况的表现及能力如何;
9)每月月底的例会上推举部门“每月之星”。
2、奖惩制度
每月会有一次“团学之星”的评选活动,部门成员应参照以上标准如实填写。本月表现优秀者将获得“团学之星”的荣誉称号。

五、人事制度
1、通过第一轮面试及第二轮笔试的招新形式,择优录取干事。一面一般采取个人面试形式,即面试者与面试官进行一对一面试,作简要自我介绍,面试官根据实际情况现场提问。通过一面的面试者继续进入二面,进行笔试,考察面试者的文字功底或美术功底以及栏目意愿。
2、所聘用干事需符合如下基本要求:
文字编辑——擅长文字写作并热爱杂志编辑工作;
美术编辑——热爱美术编辑工作,善于学习,拥有一定的美术编辑基础更佳;同时,文字与美术编辑同时必须具有良好的团队协作精神、沟通交涉的能力,谦逊但不失自信的品质。
3、本部门不设定试用期或考察期。新招收的干事在十一后正式投入工作。
4、已留任的上届部门人员将被分别安排作为新干事的指导,对新干事进行一定的引导和锻炼,让其渐渐熟悉院刊的相关工作及活动。

六、干事培训
1、干事培训工作安排如下:
1) 文字编辑方面:在十一前将前几期院刊电子版发至各干事的邮箱,要求于十一期间拟定好一份提议书,提出院刊的优缺点并给出相应的解决方案。十一回来后布置设置采访稿的作业,并要求他们对下一期院刊的制作拟出一份简要策划书,在例会上进行点评与讨论;
2) 美术编辑方面:十一期间把美术排版软件发给美术编辑,让他们在放假期间模仿前期院刊进行相关的排版练习,并尝试对下一期院刊的封面进行构思及设计。美术总监将对美编的作业进行点评和指导。
3) 十一后确定各位新干事所负责的栏目,并由留任的各位成员担任栏目负责人,分别带领一个或几个新干事一起完成该栏目的工作。在此期间,负责人要介绍院刊的工作流程、任务分配,使新干事尽快了解和熟悉院刊,较好较快地融入到院刊的工作中来。用以老带新的形式完成一期院刊以后,各位新干事应基本熟悉自己负责的工作。在下一期院刊中,会由新干事负责主要工作,老干事只起咨询、指点的作用,让新干事充分发挥自身的创造性,为下一届院刊做好人才储备。

七、附则
   由于院刊本身的部门属性及特性,与其他团学部门相比,本部门的工作时间较显集中,主要在新一期学院杂志的制作期间,工作集中且持续时间长。从策划、组织、制作、修整、拉赞助、印刷,一直到正式发行,乃至问卷调查,都是一个需要部门人员通力协作、团学部门间相互支持的工作。

 
 
 
 
 
   
英文学院学生会秘书处工作条例

一、总则
1、部门的历史介绍
1)概述
自建立起,秘书处便成为学生会下掌管各项文秘事务,帮助主席及副主席处理工作,协调其他部门开展相关活动的重要部门。随着团学管理事务的不断增多及涉及面变广,秘书处也在学生会的工作中发挥着诸多不可或缺的作用。
2)发展
秘书处随着学生会的不断成熟,也在加快自身的发展步伐,不断探索,日臻完善。
2、部门职能
秘书处作为学生会内部联系各部门的枢纽,起着协调各部门的工作,和谐部门各成员的作用。秘书处主要负责文件资料的记录与整理,通知的公示与下发,秘书处的日常事务及职能主要包括以下方面:
①学生会各部门例会,部长会议及相关会议的记录工作;
②制定及收集学生会及本部门的周期性工作计划及部门总结;
③制定及发放学院的通知;
④制作整个学生会工作年表及每周周表;
⑤学生会相关档案的管理工作,包括学生会文件的印发、文件的编号和立卷归档的工作;
⑥整理统计学生会的财务事务;
⑦协调学生会各部门工作,加强各部门间联系;
⑧定期向院团委、学生会主席汇报各项工作,及时向各部门传达上级的有关工作;
⑨为年度招聘新干事工作中提供考试题目、考务安排等方案。如学生会或团委有重要活动,秘书处除做好日常工作外,还会积极参与,主要负责活动的前期资料准备,活动过程中项目的计时计分等,也可作为机动人员,随时协助其他部门工作。
3、部门的人员构成
1) 部长(1 人):秘书处的部长同时也是整个团学的秘书长,在各项工作中起着重要的作用。部长负责团学部长级会议的会议记录,了解团学大方向的运作,同时,每个星期需要审阅整理干事上交的部门会议记录,了解团学各项工作的细节。作为团学的秘书长,需要向各位部长传达好主席团的信息,确保信息准确到位,也要向主席团传达好部长的回馈消息,起到上传下达的作用。同时作为作为秘书处的部长,需要主持好部门的例会以及布臵好部门的工作。
2)副部长(1 人):协助部长协调整个秘书处的运作,关心了解每位干事,跟进每项工作的细节与出现的困难,及提出帮助意见。负责部门干事的专业培训,使整个秘书处可以高效率地运作。
3)干事(7 人):负责学生会各个部门的例会会议记录,整理成资料上交给部长。准时参加部门例会,从部长与副部长的工作安排,对自己负责的工作认真完成。主动发现检讨自己工作中的不足并改进,关心团学的发展,并可提出各种创新意见。

二、工作制度
1、每周安排干事为各个部门做会议记录,并在本工作周内提交到部门邮箱。干事们需要负责的会议记录,采取轮流负责制,每人每星期根据实际的时间要求安排不同的部门,有助于干事们熟悉整个学生会,也避免因时间冲突导致工作无法顺利进行。会议记录要求信息准确,详略得当,措辞严谨,格式统一。
2、本部门坚持“耐心,细心,专心”三大用心原则的工作精神及工作态度,严格要求自己,强调时间观念,礼貌待人,团结共事。工作中如需要与上级沟通协调,态度要谦和,如需其他部门的协助,应该提早说明,减少不便。如需向他人借用文件,要小心爱护,按时归还。
3、部门成员之间保持紧密联系,协调配合各自的工作。互相关心,共同进步。
4、自觉遵从上级安排,积极参加各项工作,若遇特殊情况,及时向上级反映并自己提供解决方案。
5、本着“牺牲小我,完成大我”以及“我为人人,人人为我”的精神积极配合其他部门的工作,使各项工作可以有序开展。

三、例会制度
1、例会时间安排 每周周一晚 9 点半。
2、例会纪律
(1)必须准时参加,不得迟到早退;每次大小会议都应无条件接收相应人员的会议考勤,包括全体大会、部门会议、项目会议等。超过三个或以上干事的会议开始时间为迟到,超过三个或以上干事的会议开始时间十分钟为缺席;
(2)认真记录会议内容及工作安排;
(3)积极参与例会中的活动策划讨论,提出切实可行的意见;
(4)遵从部长的安排,若遇特殊情况,应提前知会上级。
3、请假制度
在例会之前及时通知部长请假事宜及缘由并最好提供请假证明。若未能及时请假,将记录为旷会一次,并会影响每月底进行的考核。
4、会议记录(由秘书处派干事进行会议记录,此部门可以写一下记录整理、以及会议内容监督等)每名干事每周各自负责一个部门的会议记录。
5、会议小结与工作总结,会议小结由部长负责,主要重申部门本月的重点工作。工作总结部门每位成员都要完成,主要是对自己工作的回顾与展望,在每月的最后一次例会结束后交给部长。
6、工作布臵大体在例会上完成,如有特殊安排或临时变动,由部长通过飞信或 QQ方式通知干事,如有重大决定,可加开例会。

四、考核与奖惩制度
1、考核制度
1)每个月对各成员的会议记录进行公开评比,各成员投票选出最佳记录员;
2)每个月对各成员制定的工作计划进行审核,由部长选出优秀工作者;
3)每月表现优秀者可当选为“团学之星”;
6)在每学期工作结束前的一个星期,根据部门成员整个学期的表现,将会在部门内部进行评分,主要为部长对干事的评分与干事之间的互评,主要评分标准如下:

评分项目 具体说明与分值
整个学期的会议记录完成情况 优秀且获得多次表扬者为满分10分,良好为6—9分,及格为5—0分。
在重大活动中的参与情况与具体表现 重大活动全部出席并有突出变现者为满分10分,全部出席表现良好为6—9分,有缺席一至两次但出席时表现良好为1—5分,缺席超过两次此项为0分。
工作态度 认真负责,态度谦和,与其他部门关系良好者为满分10分,较认真负责,能做到以礼待人者为6—9分,能按时完成工作单态度随便者为1—5分,其他为0分。
能力的进步 此项主要指干事在一个学期里通过各种培训后综合能力的提升情况,主要了解干事有无自我发现问题,自我思考,不断完善与进步。此项不需干事之间的互评,主要由部长和副部长对各位干事进行评分。
帮助其他部门的活动情况 认真完成自身工作后能积极帮助其他部门的为满分10分,有向其他部门提供力所能及的帮助为1—9分,此项不需干事之间的互评,主要由部长和副部长对各位干事进行评分。
 
2、奖惩制度
1)对安排的工作时间迟到的,记录在案,将影响其评为“团学之星”“优秀学生干部”的评定;
2)无故缺席本部门内部或应进行记录的部门例会的,将记过一次,每月记过两次或多于两次者,直接取消“团学之星”当选资格;每学期记过五次或多于五次者,直接取消“优秀学生干部”资格;
3)如出现工作态度散漫,工作质量低下,由部长发出口头警告,情节严重者由部长与副部长商量后,向干事征求意见后,可做除名处理,除名者后果自负。

五、人事制度
1、一学年度进行一次部门招聘;每一年招聘 7—8 名干事。
2、面试通常分为第一次面试(以口试问答为主)和第二次面试(以笔试为主)。
3、面试组由部长及副部长两位负责。第一次面试主要是面试者的自我介绍以及简单回答部长和副部长提出的问题;第二次面试将会让面试者试做会议记录,以及考察面试者对突发情况的处理。
4、干事的考察标准主要是干事本身的文字功底,以及有足够的耐心细心,热爱学生会,对秘书处的工作有一定的了解,有经验者优先。
5、每名干事进入秘书处后将直接进行工作,免去试用期;每人第一周将会记录 1至 2 个部门的例会,并在第二周开始前将会议记录电子版发至本部门公邮。会议记录的模板将在第三周下发给每名干事,干事可根据自己的会议记录与模板做比较,找出不足,完善工作。第三周后秘书处的工作正式进入正轨。
6、部门的培训将会在工作开展后,根据出现的问题拟定培训内容与时间。期间干事们需要参加由学院统一召开的培训大会,也可主动向部长与副部长请教,取经验。

六、部门内部活动
1、部门工作实习期开始后,每名干事按时上交一份对秘书处的规划书,包括对部门工作方式、例会方式的建议及对秘书处给自己哪个方面提高的期望,以此可作为对每名干事想法的把握,促进部门活动的开展。
2、部门内部可适时开展一些活动,如攀登白云山等,增进友爱互信,使工作更好地开展。
3、干事培训:主要在培训大会后进行,将会把本部门的工作方式简要的介绍一下,其余部分由飞信或 QQ 进行指令传达。

七、附则
以上内容作为总体章程提供参考,如在后期工作中有所改动,由秘书处正副部长依据实际情况进行评判。现附上秘书处会议记录的模板:

附表一:
3 月 3 日英文学院学习部会议记录
时间:3 月 3 日
地点:一教 112 室
主持者:学习部部长
参与者:学习部全体成员
缺席者:无
迟到者:一人
会议主要内容:
一、部长确定今后部门例会的召开时间、地点:周二晚 9 点,二饭一楼,每隔一周召开一次。
二、部长告知大家本学期本部门将实行轮流副部长制度,每月有一人担当临时副部长,负责本月里本部门的有关事宜。
三、部长向大家宣告各月本部门须负责的大型事宜。
1、三月本部门将负责协办英文学院内部的读书活动的讲座,讲座老师为英文学院马建军老师;届时成员须负责进行六教教室的申请工作,及与各部门进行协调以抽出统一时间,共同圆满完成有关任务。
2、四月本部门将负责收齐笔译大赛赛稿。届时大赛赛稿将提前发下,成员负责收时需将稿件封面与内容进行分离,通过一一标号以区分识别,同时统一征收齐电子版及文本,进行汇总,之后上交。两者均收齐后,交由老师予以评稿。
3、五月,学院将会举办由胡正茂老师开办的评奖讲座,之后还有有关英文学院团委、学生会换届的考试。
4、六月将会有大三、大四学生经验交流会,两届学生将在一起讨论有关升学及就业的诸多问题。以上为本部门各月中较大型的活动安排。
四、本部门平时的工作主要在于发放读书单,并及时进行反馈;发放考风考纪传单等。部长要求大家各自选定自己的负责主题,并拟定较为完善的计划书。
五、部长告知大家原定于五月的英文学院中文辩论赛因故取消,取而代之的是由学习部及调研部合作策划的为每年入学新生举行的推荐书目、指导实践报告写作的活动。本部将协助建立一个论坛,以供大家畅所欲言,为读书活动搭建一个良好的平台。
六、会议结束。

 
 
 
 
 
 
   
英文学院学生会学习部工作条例
一、总则
1、部门的历史介绍
历史:从英文学院第一届学生会成立开始,学习部一直服务于英文学子,一直努力至今。
口号:学未知之识,习已识之践。
简介:英文学院学生会学习部以为同学服务为宗旨,以热情团结为动力,全力打造一个学术创新的营地。在这里,没有“学海无涯苦作舟”,有的是“用创新让学习在快乐中闪光”。
传统活动:笔译大赛、创新大赛、英文学院读书社、英文人系列活动、各类校际比赛的院内选拔赛等。
2、部门职能
1)立足于学生的根本,以“丰富大学生课内外学术文化生活”为宗旨,对同学的学习起指导作用,引导同学们端正学习态度,提高学习兴趣,巩固同学对基础知识的掌握;
2)积极开展各种学术交流,并结合本学院实际有针对性地组织与学习相关全院性活动,促进同学们对基本技能的掌握,推动优秀学风学纪的建设;
3)及时了解同学们对教学管理活动的意见,并向有关部门反映;
4)促进教学平衡;
5)加强师生之间的联系、沟通和了解,加强与级委对应部门联系;
6)推动良好考风考纪的建设。简而言之,学习部在学院中负责举办的活动以学术性活动为主,如传统赛事笔译大赛、创新大赛,各种学习交流讲座,校际比赛的院系选拔赛等,对学院的学术建设起了很大的推动作用。
3、部门人员构成
1)部长(1 人):总体协调整个部门的工作,在各项活动中起着总领全局的作用。通过与主席团和其他各部门部长的交流沟通,在本部门中起到上传下达的作用。同时,要负责拟定每月、每学期的部门计划,进行每月、每学期的工作总结,使部门工作连贯有序的进行。
2)副部长(1 人):协助部长协调整个部门的工作。更切实的关注、跟进部门中每位干事的工作,将工作的细节落实,确保每项工作、活动的顺利进行。同时,负责定期进行部门内部的专业培训,举办部门聚会,并关注每位干事的学习生活和心理变化。
3)干事(5-8 人):主要负责部门各项活动的具体执行工作。接受部长和副部长的工作分配,并即时、准确、细致的完成各项工作,并汇报工作进度。同时,有义务向部长和副部长反映部门工作中的不足,提出改进方案,提出各种创新方案,从而进一步提升整个部门的工作。

二、工作制度
1、部门工作坚持以“学未知之识,习已识之践”为举办活动的目标。
2、要求工作认真踏实,通力合作,大胆创新。
3、明确部门职能,协调一致,学期开始一周内制定工作计划,学期末进行工作总结,并交由办公室存档。部门成员积极配合团委、主席团、兄弟部门,团结协作。
4、前期工作:
1)密切留意学校及学院的学术性活动的举行情况,及时的组织相关性活动。各项活动应预先准备策划时间,一般在每个活动开始前 2-3 星期开始筹备策划。大型活动则需预留更多时间;
2)多人共同拟定计划书,成员出谋献策,共同讨论后由一人负责记录编写成策划。遇大型活动需每人上交策划书,取长补短,再综合为一份完善的策划;
3)负责人认真落实人员的工作分配,策划时注重向其余人员详细介绍该次活动,在大家对活动了解后分配工作。参与人员应积极主动留意活动开展情况,主动配合负责人,积极参与前期策划;
4)应严格按照策划书进行筹备。及时联系活动相关人员,确保联系到位。活动所需物资及时准备,并做好不同类型活动所需材料的总结归纳,编写成册,以便今后查阅;
5)同时,在未来的工作中,应注意在部门内总结出一套完善的应急方案,该方案涵盖各种活动可能发生的突发情况,并根据经验制定解决措施。应急方案的重点是其广泛性,并不只适用于某一次活动,而是一份详尽的长期适用的实用性方案。该方案可由以往举办活动时所遇问题总结得出,由部门各成员共同完成,往后活动中不断更新完善。
5、执行过程:
1)活动进度严格按照时间进度表及策划书推进。活动当天,工作人员严格按照时间进行工作——提前 30 分钟到场布臵准备,按预计时间开展和结束活动,对时间把握得当;
2)部门整体运作有序协调。活动执行过程中,工作人员之间做到有序的协调配合。如举办学术交流讲座,工作人员能按照原计划分别负责人员签到,座位安排,材料摆放,秩序维持等,保证活动顺利进行;
3)负责人及时监督跟进。每次活动的负责人都能做到认真负责地监督跟进。负责人在活动现场指挥及安排工作,掌控大局并注重细节。如在今年5月举行的“第十一届笔译大赛颁奖典礼暨专题讲座”中,负责人能及时到场指挥工作,使活动有条不紊地进行。
6、后期总结:
1)建立相应文档,收集每次活动后院网对该活动的新闻报道;
2)安排一名工作人员负责在活动中拍照,记录流程,作为内部总结参考用;
3)负责拍照的工作人员在活动结束后向在场的嘉宾和评委虚心请教其对本次活动的意见和建议,做好笔录。并在现场随机简要访问参加活动的同学,及时获得反馈;
4)参与该次活动的工作人员就个人负责的工作提出建议,如自身存在问题以及工作中的收获,交由负责人整理;
5)由负责人针对本次活动设计问题,交给调研部制作成问卷,以问卷调查形式调查满意度。

三、例会制度
1、例会时间安排:每周二 21:30(二饭二楼)
2、例会纪律:
1)例会举行密度原则上不变,但可根据工作量的大小弹性调整例会时间。如遇工作繁忙期根据需要提前或推后进行例会,会议内容侧重讨论当前工作;总结等可通过部门内部 QQ 群或邮箱等形式公布。另外部门活动的消息应该在内部及时更新;
2)全体人员须在例会开始前 5 分钟到达指定地点,不许迟到。如有特殊情况,应提前一天请假、并说明缘由;
3)负责每次会议记录的同学要做好会议记录本的移交工作;
4)例会必需自备纸笔,有固定的笔记本记录部门事项;
5)会中部长负责总结上周工作内容及制订下周工作计划,由全体成员讨论,总结经验并制订计划;
6)会议过程应保持认真负责的态度,仔细取每位成员的发言,尊重他人。
3、请假制度
1)原则上每次例会必需出席,非重大事情不宜请假;
2)若遇紧急情况,应在每次例会前尽早向部长或副部长说明情况,不能马上写假条的干事在过后补写假条;
3)假条由部长或副部长签字方可生效,负责当此会议记录的同学记录好请假情况,并将假条附于本次会议记录上;
4)没有事先请假一律以缺勤、旷会处理,将会影响“每月之星”的评选。
4、会议记录
学习部会议记录分两方面同时进行:
1)每次例会由秘书处派干事进行会议记录;
2)学习部内部实行轮流会议记录制度,即部门有专属的会议记录本,每次一人负责记录会议内容,由部长或副部长审批,每次会议的记录员要做好交接工作并将记录本妥善保管。

四、考核与奖惩制度
为响应英文团学“每月之星”评选活动,学习部根据部门干事在部门内部以及各项活动中的表现,制定了相关的奖惩制度。本考核中所有干事原始底分为 100 分,按照奖惩制度进行相应加减分,由部长和副部长共同考核并每月公示,全体干事互相监督。分数可以累计。
1、奖励制度:
1)当月除完成自身任务外,积极争取工作并能高质量高效率完成者,每人每项任务酌情加 1 分;
2)每完成一次活动,所有到场参加的工作人员如无特殊错误,每人加 1 分;
3)积极主动参加其他部门的工作并得到该部门部长的认可,每人每次加 1 分;
4)积极参与活动策划及讨论,提出创新的构想和方案并且被采用者,每人每次加1-2 分;
5)在部长制定的针对部门工作的突击考核(口头问答、答卷形式)中,表现出色者每人每次加 2 分;
6)所负责的工作受到领导老师或同学表扬认可,有相关证明者每人每次加 0.5-1分;
7)当月无特殊错误,表现良好者,每人加 1 分。
2、惩罚制度
1)当月内未能完成自身任务,视任务紧急情况扣 2-3 分。任务未能在规定时间内完成或上交(迟交),酌情扣 1-2 分;
2)未能出席应出席的活动(担任工作人员),并没有事先请假,每人每次扣 2 分。严重者直接取消当月“团学之星”评选资格;
3)例会缺席并未请假者,每人每次扣 2 分,严重者直接取消当月“团学之星”评选资格;
4)与部门成员产生矛盾导致工作滞后或破坏内部工作气氛者,每人每次扣 1 分;
5)不服从部门任务分配,态度散漫者,如经部长或副部长调停仍无法解决,每人扣 2 分并直接取消当月“每月之星”评选资格;
6)负责每次会议记录者没有认真完成记录,每次扣 0.5 分;
7)任何活动(包括例会)迟到者,每人每次扣 0.5 分;
8)所负责任务受到领导老师或同学批评,有相关证明者每人每次扣 0.5-1 分;
9)所有惩罚除扣分外,视情结轻重判断应否书写检讨书。

五、人事制度
1、学习部通过面试形式选出适合的人才并聘用为干事。所聘用干事要求工作踏实,虚心好学,对部门工作有一定的了解,服从工作但不失主见。
2、招新面试一般分为第一轮面试(一面)及第二轮面试(二面)两个阶段。一面一般采取个人面试形式,即面试者与面试官进行一对一面试,作简要自我介绍,面试官根据实际情况现场提问。通过一面的面试者继续进入二面,二面采取小组讨论方式,面试官根据部门特色设计情景模拟题,要求面试者以小组为单位,通过团队合作共同完成任务。期间面试官根据面试者表现评定分数。
3、通过二面的面试者将进入为期 2-3 周的试用期,成为准干事。试用期期间,部长布臵相应的考察任务,要求准干事在规定期限内完成任务。同时,准干事在试用期期间举行的活动(如例会、活动组织等)的活跃程度与参与程度也作为考察参考之一。
4、通过试用期即正式成为学习部干事。干事需要参加学院统一举行的“英文学院干事培训大会”,培养工作素质,同时积极参与部门事务。
5、干事工作尽量做到平均分配,务求让每一个干事都能得到学习的机会。

六、干事培训
学习部培训一般包括学校、学院培训,部门内部培训两方面。
1、学校、学院培训:根据学校、学院的安排,干事积极参加各类相关培训。
2、部门内部培训:通过首次例会以及日常任务安排达到培训目的。以下为首次例会中对学习部干事工作方面的培训:
1)工作常识
团学基本架构(传单、院网)
学校、学院主要领导
学习部常联系的老师
团委书记,各级辅导员
辅导员办公室(辅办)七教509
团学办公室(值班):七教508
每周部长例会汇报并接受任务、部门会议(初定周二晚 9:45)
例会等活动缺席,需向部长说明情况
模板:每次活动策划书、总结书,大小通知
打印:数量少的先向团委书记说明,直接在510打印;数量较大需要填表后到文印室打印
发票:抬头:广东外语外贸大学,写明经手人,项目明细
申请教室:七教(一般活动)可在辅办填申请表,由团委书记签名,交到一楼大厅保卫处
校新闻网(首页)、院网(团学等)
举行较大型活动,要通知新闻网拍照,宣传部制作海报、邀请函等,生活部购买礼物;
平时多留意院网新闻,学习部有活动时期注意收集新闻报道;
每次活动的资料(名单、签到表、作品等纸质版电子版)都要注意归类整理;
遇到不懂的问题要大胆提问,积极学习,及时与部长沟通(工作甚至生活学习)。
2)细节问题:
一切从小事做起,进入办公室敲门、轻声有礼,向老师、师兄师姐问好(礼貌);
事无大小带上笔记本,随时记录,尤其是例会、活动、与老师商量工作(态度、习惯);
举行活动,提前 30min 到场,有老师参与,必定准备饮用水;
对待老师尊敬有礼对待老师尊敬有礼;
工作需要,接到陌生电话或打电话时,开头不忘“喂,您好”;
如需打电话通知,问好后记得自报姓名“我是学院学习部的 XXX”,再说明目的;
电话内容简明扼要,长话短说;
电话结尾:谢谢/不好意思打扰了,再见;
短信通知:“您好”开头,“收到请回复,谢谢”结束;
不在清晨、午休、深夜或上课时间打电话通知对方,也尽量避免发短信;
收到别人的通知短信切记礼貌回复(回复短信是一种礼貌)。

七、附则
学习部活动应急方案(初步试行):
该方案涵盖各种活动可能发生的突发情况,并根据经验制定解决措施。应急方案的重点是其广泛性,并不只适用于某一次活动,而是一份详尽的长期适用的实用性方案。该方案可由以往举办活动时所遇问题总结得出,由部门各成员共同完成,往后活动中不断更新完善。
无法

活动类型 紧急情况 应急方案
学术交流讲座 教室条件不足(参加人数过多) 在不影响秩序的情况下,允许参加人员搬椅子坐在过道等。
电子设备问题(电脑打不开,麦克风出问题) 活动开始前准备备用手提电脑和麦克风。
投影设备问题 对于教室配备硬件问题,无法短时间修复,应在活动进行前踩点确保仪器正常,出现问题及时更换场地。
所需文件出错(临时损坏) 预先使用U盘或网络硬盘备份,遇到问题,立即启用备份文件。
各类
比赛
评委嘉宾未按时出席 赛前再次通知确定,准备联系资料,对未到场的评委嘉宾以电话联系说明情况
选手质疑赛果 赛前与选手交代比赛流程,如遇质疑安排个别选手与评委老师单独沟通
现场秩序混乱 立刻安排主持人安抚观众及参赛者情绪,工作人员在台下维持秩序

 
 
 
 
 
 
 
英文学院学生会宣传部工作条例
一、 总则
1、部门历史
1) 概述
自英文学院团委学生会(以下简称“英文团学”)成立以来,宣传部便作为英文团学的重要成员之一,服务于每一个部门,为英文团学的不断发展和完善而努力着。
2) 发展
从今年开始,宣传部归属学生会管理,并增加大本营助威队为宣传部下设机构,直接由宣传部负责招募、管理助威队队员。
2、部门职能
主要负责学院晚会等文娱活动的舞台设计、各种大型会议的场地布臵,以海报、黑板报、广播等窗口向同学们传递最新、最快的活动信息,并协调其它部门组织的各项院内活动。
主要职能如下:
1)组织团内外青年学习学院、各级党组织下达的文件精神,并主动做好宣传工作;
2)根据党和上级团组织的指示,对各项工作开展宣传动员工作,通过各种宣传舆论手段,促进校园先进文化和道德的形成;
3)及时总结思想政治工作经验,积极提出加强宣传工作的建议和措施;
4)及时了解大学生的思想状况,组织富有意义的宣传活动,提升大学生积极向上、乐观做人的心态;
5)做好每次活动的前期宣传工作,积极宣传我院组织的活动,力求形式多样、富有创意;
6)协助团学其他部门开展工作,服从上级管理,定期向团委学生会准确、全面地汇报各项工作情况,不断提升工作能力,树立良好形象,扩大本院在全校和同学中的影响。

二、 工作制度
(一)宣传部部长
1、权利与义务
1)积极主动学习管理知识,参与上级组织的培训会议;
2)学习和理解马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想,进一步提高个人思想,与党的大方向保持一致;
3)进行有效的组织工作,在领导期间,要积极向他人学习,不断完善自我,更好地做工作;
4)与部门干事保持联系,在工作内外均要多做交流,并做到有针对性地点评干事工作,进行相关指导,推动部门进步;
5)领导并组织部门干事有效地完成部门任务;
6)正确认识自己的权利与义务,不得滥用职权,确保正确运用权力,切实履行义务。
2、发展部长
1)发展对象:宣传部干事
2)发展原则:公正、公平、公开、民主集中
3)发展条件:
●具有先进的思想、较高的觉悟,经得起“风浪”的考验;
●是部门工作中的骨干力量,具有丰富知识、创新思想;
●具备强烈的责任感与实践能力,有胜任领导工作的组织能力、文化水平;
●正确行使权利,做到自重、自省、自警、自励。
(二)宣传部干事
1、干事义务
1)明确宣传部部门性质,建立正确的部门观念,积极适应部门工作,从而充分发挥个人潜能;
2)正确理解宣传部理念,在思想上得到一定的提高,摆正工作态度,并把理念应用到实践当中;
3)自觉遵守部门纪律,服从部门分配,积极完成部门任务;
4)维护部门团结,对待上级言行一致;
5)工作中积极主动地发现和纠正缺点、错误,促进个人能力的发展;
6)有效监督部长与其他干事的工作;
7)爱惜宣传物品,不得浪费破坏,如有其他部门或系组织借用宣传部物品,不得私自借用。在得到主管人员的批准,并要做好登记工作后,方可外借。
2、干事权利
1)参加部门有关会议,阅读部门相关文件;
2)参与有关部门工作计划的讨论;
3)对部内工作提出意见、建议;
4)在部门例会上有根据地对任何干事、任何干部提出要求与建议;
5)具有部门内的表决权、选举权、被选举权;
6)当部长对某位干事进行批评时,本人有权进行申辩,其他干事则有权为其辩护;
7)当部内工作与学业发生冲突,应理性选择学业,但要向部长做具体说明情况。
(三)日常工作纪律
1)干事需按时完成部门任务;当任务完成时,应及时通知部门负责人,以免负责人过于操心,造成不必要的误会,影响部内工作的顺利进行;
2)若无法及时完成任务,应提前向负责人报告,说明理由,经负责人准许后要明确表明能完成任务且不影响部门工作进度的时间;
3)当干事接到部门任务时,应及时给予回复。如不能参加工作要说明理由;如部门负责人发出短信五分钟后仍无得到回复,此短信自行作废;
4)干事在工作过程中要注意吸取他人意见,进行一定的比较,举一反三,使宣传效果达到最佳,并将设计方案落实到纸面上,使他人信服;
5)干事完成工作后,注意所在场所的卫生状况,不得随意丢弃废臵物品,要进行合理的清扫工作,保持该场所工作前后的干净整洁度;
6)其他工作细节:
●颜料用完后应将盖子盖好,以免浪费;笔用后应进行一定的清洗,然后放回原位;
●制作海报、彩报时,应保持其表面的干净整洁,合理构图,适当运用活泼的艺术字,以达到更好的宣传效果;
●宣传板制作应突出主题,具有抽象意义,发人深思;
●对于优秀的宣传作品,应及时回收并完好保存,有利于下一届宣传部成员的参考、学习;
●自觉维护宣传栏整洁,及时将宣传过期的海报、彩报和宣传板收回;如所宣传的项目中有价值较高的物品,应注意保护,必要时进行回收。

三、 例会制度
1、例会时间 每周一 21:00 分,七教508,例会时间地点有变动,将另行通知。
2、例会纪律
1) 例会的举行密度原则上不变,但可根据工作量的大小弹性调整例会时间;
2) 无特殊情况,原则上全体成员务必准时参加例会。不得任意迟到、早退,不得无故缺席;
3) 若确有特殊情况无法出席例会或准时与会者,必须提前直接与部长或副部长联系,并说明理由,会后请假无效;
4) 会前准备,部长做好会议总纲,使会议严密有序,提高会议效率;干事做好上一周的口头工作总结,以便在会议中进行讨论;
5) 会议期间,要携带记事本和笔,以便记录会议内容和任务。若非讨论,不得高声喧哗,并将手机等通讯工具调整为振动或静音,以示对与会者的尊重;
6) 对于每次部门例会和活动,均设有考勤记录;
7) 时刻维护英文团学及宣传部形象,若有违反,宣传部将予以警告;警告多次,情节严重者或严重违反校规校纪者,直接撤离宣传部。
3、例会程序
●总结上一周的部门工作,每名干事都要发言。若发现工作中的不足,应积极改正,并列出工作中的优点,便于今后的学习、发扬;
●部长进行工作总结,提炼优点与缺点,进行一定的表扬与批评;
●分配下一周的主要工作,进行讨论,得出最优方案。
4、请假制度
1)原则上,所有部门人员必须出席例会,无特殊情况,不予准假。
2)无论是工作还是例会,如遇紧急情况,需提前向部长或副部长请假,经准假后,自行通知进行会议记录的同学,做请假登记;
3)请假未经允许者,无故迟到十分钟以上或未参加例会者,将视作旷会处理;
4)旷会次数达三次及其以上者,视作自动脱离宣传部;
5)无故擅自离开工作岗位一次者,视作自动脱离宣传部;
6)没有事先请假,或会后请假者,一律按无故缺勤处理;
7)所有处理都将影响“团学之星”的选拔与工作的绩效评定。

四、 考核与奖惩制度
1、配合英文团学每月的“团学之星”选拔,部门内部每月会选出一名工作最为优秀的干事。此项评选,分为两部分进行:
1)由部长和副部长综合评价每名干事的工作,推选出一名候选人;
2)由干事投票选出一名候选人;
3)若推选结果一致,则直接推选为“团学之星”;若推选结果不一致,则在两名候选人中进行再一次的投票。
2、宣传部成员需建立个人档案,作为评优参考资料。每月会推举一名“团学之星”。考核细则分为考勤、工作两部分,由部长负责登记。
考勤部分(50%)
考勤:宣传部内部会议和学生会全体成员会议的召开。
每次会议不得迟到、早退、缺席,如有特殊事件,经批准后方可请假。
1)对于例会,未进行请假或无请假准许者迟到、早退(每人每次-2 分);
2)请假未经准许的会议缺席者(每人每次-4 分)。
工作部分(50%)
工作:由原先宣传部内部工作分配为基准。要有选择性地进行会议记录,明确自身分配到的任务(若有分配不均的情况出现,要勇于提出异议,便于重新分配以求公平、公正),工作中不要再有抱怨,更不要出现忘职甚至内部分歧的现象。
1)外泄重要会议内容者(每人每次-1,满分 10);
2)工作步入正轨后,再抱怨自身工作烦琐、乏味、抱怨分配不均者(每人每次-2,满分 10);
3)已通过工作分配而忘职者(每人每次-2,满分 10);
4)在背后指指点点,不当面提出建议,影响部门风貌者(每人每次-2,满分 10);
5)掀起纷争、起内讧者(每人每次-2,满分 10)。
额外奖励制度
1)除完成当月自身任务外,积极争取工作并能高质量、高效率完成者,每人每项任务酌情加分;
2)积极主动参加其他部门的工作并得到该部门部长的认可,每人每次加 1 分;
3)积极参与活动策划及讨论,提出新颖的构想和方案并被采用者,每人每次加 2分;
4) 主动承担部门内部小组合作性工作的组长任务,能顺利高效地完成工作,并受到部长和组员的肯定,每人每次加 3 分。

五、人事制度
1、如何聘用干事
1)由大一新生自愿提交志愿书,并经过部门初评(根据:志愿书提交内容)与复评(根据:一轮面试),以及一个月的试用期,最终确定干事成员名单;
2)面试题目主要针对宣传部工作,并增加创意题目,考验动手能力;
3)所聘用的干事需要具备的能力及素质:具有绘画、书法、写作、艺术设计、PS等方面的特长,并具备勇于创新的开拓精神、团结合作的集体精神。
2、干部、干事离职制度
1)宣传部干部、干事若因特殊原因无法继续担任其职务者,可申请离职;
2)宣传部干事若要离职,需向部长提交书面离职申请,在部长接到申请后的 48小时内会告知申请人结果;
3)干部或干事在申请未得到反馈之前,仍应认真做好自己的本职工作;
4)离职以后的部长、干事综合测评不加分。

六、 干事培训
1、学院统一组织干事培训大会。通过相关老师的专题讲座,对学生工作的开展、学习与工作的协调以及心理压力的自我调节等有进一步的了解和认识,为日后各项活动和工作的开展打下一定的基础。
2、学院统一组织英文团学介绍大会,使干事熟知各个部门的职能、部门之间的工作联系,加强部门合作意识。同时,也能对主席团和各部长有大致了解,从而在大型活动中更好地协助各负责人的工作。
3、宣传部内部举行干事培训大会,时长约两个小时,主要内容为 PS、会声会影技术培训,邀请擅长 PS 的同学前来指导。通过技术交流,强化干事间共同进步的氛围,促进干事的能力发展,为往后的工作做足准备,从而激发其潜力。

七、 附则
宣传部细化工作流程
宣传工作系列
一、 传单系列
1. 在相思河畔发放活动传单(附活动介绍)。
2. 进入宿舍楼派传单,以引起同学们的兴趣及关注。
二、 图片展系列
可以是往届活动的照片,特别是文体类活动,往往最能吸引人。
三、 网络系列
1. 在学院各 Q 群发布活动消息,如果活动对外开放,应尽量深入其他学院 Q 群,进行各大范围的宣传工作。
2. 通过群邮件的渠道,进一步传播消息。
3. 到梦飞论坛大学自由港板块发布帖子,进行更直接有利的宣传工作。
四、 其他系列
1. 在宿舍门上贴标签。
2. 在树上贴标签。
3. 相思河畔拉大横幅(大型活动可以附上签名)。
4. 在一教宣传栏张贴海报。

备注:
1、以上模板仅适用于一般的小型活动,如果是大型活动,要在此基础上增加宣传力度。
对于大型活动的工作:
1)活动前第十天设计海报的同时,制作邀请函、节目单、传单等;
2)活动前第七天将所有宣传资料发给部长审核(即制作图片展展示材料);
3)活动前第六天交给团委书记审核,修改,再送印(印制横幅),并制作小标签;
4)活动前第五天在进行 Q 群轰炸的同时,在梦飞上发帖宣传;
5)活动前第四天张贴树标、宿舍标签。
2、以上工作时间为常规时间,如遇特殊情况,可以进行适当的调整,原则上海报送印时间不应迟于活动前 4 天。在印制海报前,应与负责部门作好充分的沟通。

 
 
 
 
 
 
 
英文学院学生会文艺部工作条例
一、总则
1、部门的历史介绍
历史:从英文学院第一届学生会成立开始,文艺部一直服务于英文学子,一直努力至今。
口号:低调做人,低调做事。
简介:英文学院学生会文艺部以为同学服务为宗旨,以真诚奉献为动力,全力为同学们奉献出一场场精彩纷呈的晚会和文艺活动。传统活动:迎新晚会、毕业生晚会、表彰大会、秋之声、风之舞及各项学术比赛的后台工作等。
2、部门职能
1)立足于学生的根本,以“丰富大学生文艺生活”为宗旨,为同学们的业余生活提供欢乐;
2)积极开展院内的各种文艺活动,并根据艺术团的发展要求拓宽演出渠道,增加演出锻炼的机会,挖掘同学们的文艺才能,推动优秀学风学纪的建设;
3)简而言之,文艺部在学院中负责举办的活动以文艺性活动为主,如迎新晚会、毕业生晚会、表彰大会、秋之声、风之舞等,对学院的文化氛围建设起了很大的推动作用。
3、部门人员构成
1)部长(1 人):总体协调整个部门的工作,在各项活动中起着总领全局的作用。通过与主席团和其他各部门部长的交流沟通,在本部门中起到上传下达的作用。同时,要负责拟定每月、每学期的部门计划,进行每月、每学期的工作总结,使部门工作连贯有序的进行。
2)副部长(2 人):协助部长协调整个部门的工作。更切实的关注、跟进部门中每位干事的工作,将工作的细节落实,确保每项工作、活动的顺利进行。
①技术副部:负责每次活动中涉及技术如电脑操作等的任务安排和处理;
②艺术团团长:负责艺术团的日常管理及安排艺术团参加各类文艺表演。
3)干事(7 人左右):主要负责部门各项活动的具体执行工作。接受部长和副部长的工作分配,并即时、准确、细致的完成各项工作,并汇报工作进度。同时,有义务向部长和副部长反映部门工作中的不足,提出改进方案,提出各种创新方案,从而进一步提升整个部门的工作。

二、工作制度
l、部门工作坚持“热情〃责任〃细致〃坚持”八字方针。
2、部门间合作原则
①找到明确的任务负责人及其联系方式;
②落实所有别部参与人员名单和联系方式;
③在活动中及时跟进别部的任务进度;礼貌优先,主动沟通,为下一次合作奠定基础。
3、前期工作:
活动提前三周进行前期准备
1)第一次会议:明确活动目的,内容,对象,要求等细节,通过头脑风暴的方式进行部内创意集锦。会后,部长和干事会后分别进行策划的编写;
2)第二次会议:汇总所有策划,从可行性的角度出发,选择出一个较佳方案和一个备选方案。会后:由部长将两份策划交给负责老师和主席团审核,征求修改意见。之后,再由部长进行策划的最终定稿;
3)第三次会议:公布最后策划方案,进行人员分工,制定活动进度表,工作细节要求表等。
4、中期工作
1)活动进度严格按照时间进度表及策划书推进。活动当天,工作人员严格按照时间进行工作——提前 30 分钟到场布臵准备,按预计时间开展和结束活动,对时间把握得当;
2)排练过程中,定期进行方案评估和修正。负责人及时监督跟进,部长要做到能引导干事积极发现问题,并在每次排练结束后对当天的问题和进度进行总结,并相应对策划进行必要的修改;
3)关于时间进度和负责人监督的具体要求:
①在第一次排练前将所有参与者召集开会,强调排练纪律和态度问题;
②在每一次排练前,负责人统一提前 20 分钟到排练地点,将当天排练细则落实,并选出排练过程中的发号指令的核心领导人,以便达成统一意见:在排练过程中绝不能当着参与者的面争论不休。在排练过程中,任何一名负责人如有问题,将其先记下,排练结束后在和其他负责人讨论,在下一次排练中纠正。
5、后期总结
1)建立“干事心得”的专门文档,收集干事每次活动后的感想总结;
2)由负责人针对本次活动设计问题,交给调研部制作成问卷,以问卷调查形式调查满意度;
3)建立相应文档,收集每次活动后院网对该活动的新闻报道;
4)将参与以及表演人员及时整理成文档;
5)将最终策划单独整理成文档。

三、例会制度
1、例会时间安排
①在学期初,将部门所有干事的课程表汇总,经分析,以“少数服从多数”的原则选择一个固定的时间定为“部门例会日”;
②根据团学部长的例会时间调整部门例会时间,原则上,将后者尽量靠近前者,使任务落实更有效率。
2、例会纪律
①准时:迟到 3 次或 3 次以上失去评“每月之星”的资格(不包括事先请假的);
与说:取部长任务安排过程中不得讨论;任务安排结束后进行讨论环节,包括:提问,解疑,建议等。
3、请假制度
①活动请假:提前至少一天发短信或打电话告诉部长或副部(短信收到回复的才可);
②例会请假:提前至少半天发短信或打电话告诉部长或副部(短信收到回复的才可)。
4、会议记录
会议内容由主持会议的部长或副部记录,由部内其他部长级成员监督,如果只有一位部长级到会,则由所有干事监督开会内容。

四、考核与奖惩制度
1、考核制度
1)按时参加部门例会;
2)按时写好活动计划总结;
3)认真并积极主动完成分配好的工作任务。
工作衡量表:



姓名 参加例会情况
15
工作总结
15
工作热情与
工作态度
25
专业技能
20
协调沟通能力
25

参加例会情况 15(有无迟到缺勤);
工作总结 15(总结质量);
工作热情与工作态度 25(通过平时的言语,行为,反应和工作效率判断);
专业技能 20(通过活动有无提高自己在工作领域需要提升的技能);
协调沟通能力 25(通过平时工作的互相合作反映)。
2、奖惩制度
奖:
1)例会积极,经常给出可行建议的干事予以记录;
2)做事认真负责有效率并取得良好效果的予以记录;
3)观察力强,主动发现问题并给予相应解决的建议方案的予以记录;
4)在负责活动时,积极主动承担分量较大工作较复杂的干事予以记录。
惩:
凡记过者写检讨一篇;如果屡教不改者,进行部门民意调查,决定此人是否退部。

五、人事制度
◆文艺部通过面试形式选出适合的人才并聘用为干事。所聘用干事要求热情主动,对文艺工作有一定的了解。
1、招新面试一般分为第一轮面试(一面)及第二轮面试(二面)两个阶段。一面一般采取个人面试形式,即面试者与面试官进行一对一面试,作简要自我介绍,面试官就有关舞台工作和文艺活动中可能出现的问题进行提问。通过一面的面试者继续进入二面,二面采取小组讨论方式,面试官根据部门特色设计情景模拟题,要求面试者在有限的时间内进行彼此间的有效沟通,在建立对彼此简单的了解之后,按要求进行相关的 presentation。期间面试官根据面试者表现评定分数。
2、通过二面的面试者将进入为期 2-3 周的试用期,成为准干事。试用期期间,部长根据干事在活动中所表现出的热情及学习能力进行考察和评判。
3、通过试用期即正式成为文艺部干事。干事需要参加学院统一举行的“英文学院干事培训大会”,培养工作素质,同时积极参与部门事务。
4、干事工作尽量做到平均分配,务求让每一个干事都能得到学习的机会。

六、干事培训
1、通过部门会议简单介绍部门的工作安排及学期工作计划,并发送电子版给全部留作参考。
2、在每次例会中穿插进各项事务的培训:
1)工作常识
辅导员办公室(辅办):七教509
团学办公室(值班):七教508
每周部长例会汇报并接受任务、部门会议例会等活动缺席,需向部长说明情况
模板:每次活动策划书、总结书,大小通知
发票:抬头:广东外语外贸大学,写明经手人,项目明细
申请教室:一教(一般活动)可在辅办填申请表,由团委书记签名,交到一楼大厅保卫处
2)文艺工作须知
宣传部:制作海报、邀请函、横幅、节目单。提前一周提交宣传部需要的资料;
生活部:购买物资,负责订饭。提前一周向生活部明确需要购买的材料;
体育部:道具搬运。在做晚会流程时将道具组的任务分配做进“备注”,活动前一周和体育部明确晚会流程;
3)云山会堂常识
①云山有 8 只 MIC:4 个无线 MIC+4 个有线 MIC+2 个电容 MIC(价格昂贵,务必小心使用);
②云山后台投影也一定要提前和音控室的老师说明,因为投影音响是有音控老师负责;
③云山的灯光控制是编程的,所以彩排时务必保证每一个节目的成员都务必到场,完成踩点和编程环节;
④云山的投影可以投到舞台两边,有至少两台投影机;
⑤云山的音控室里,灯光和音响的负责老师在一起工作;
⑥云山的舞台上有很多定点灯。

七、附则
晚会流程(适合六教报告厅)
 
一、器材及物资清单。
MIC:无线 4 支、有线 4 支;手提电脑;迎新 DV、刻录光碟(各个节目音乐)、无线 mic 电池 12 个(5 号碱性电池)、节目单、迎新晚会宣传海报、横幅、领导席指示牌(X张),演员席牌(2 张),各班座位牌(12 个班),记者席牌(1 张)、自制抽奖箱、荧光棒(350 支)、游戏奖品。
二、晚会准备
1、手提电脑(windows xp 系统)+ 迎新 DV 和所有表演节目的歌曲伴奏。(艺术团)
2、X张桌子(张器乐队,2 张作嘉宾签到用和张作为展台)和X张椅子(X张节目备用,4 张共主持人休息)、Band 队乐器和音箱(联系人:)、3 箱矿泉水、所有座位席牌、荧光棒、节目单(X 张)、抽奖箱(一教 116)。(体育部)
3、布置晚会背景幕、贴宣传海报及挂横幅、自制抽奖箱。(宣传部)
4、无线 MIC 电池、连红布(嘉宾签到桌用)、接线板 2 个,确定工作餐(6 点左右送到)、奖品。(生活部)
5、确定 MIC 的号数、MIC 架并调试好 MIC,接好电脑(准备好迎新 DV、各节目伴奏),确定 Band 队表演乐器是否能用,落实各节目灯光,确定需要定点节目的定点位置。(文艺部)
   三. 晚会流程


时间 节目 节目流程(灯光、MIC 和道具) 表演单位

四、工作人员名单及具体工作分配
舞台总监:
后台:MIC:
灯光:
电脑:
催场:
场务:(物品,道具管理,包括奖品,同时负责后台秩序管理)
后勤人员:(搬道具、MIC 架及拉幕)
礼仪(6 个):(入场每人派发 1 支荧光棒)正门 4 个(2 个负责签到,2 个负责引座),两个侧门各 1 个。
新闻网:
场内秩序:
工作餐:
晚会后清场工作:
二楼化妆间:
座位席:
后台:
门口:
附注:
1、开场前 5 分钟控制好场内秩序。
2、团学工作人员完成好晚会后清场工作。
司仪: (负责人:)
各节目负责人联系方式:

 
 
 
 
 


英文学院学生会体育部工作条例
一、总则
1、部门的历史介绍
历史:从第一届学生会成立开始,体育部一直服务英文学子,并在工作中不断成长壮大。
口号:说有重点的话,做有价值的事。
简介:体育部隶属于英文学院学生会组织,是学生会的核心部门之一。体育部在英文学院党总支及校、院学生会指导下行使管理权,是培养同学体育竞技能力和竞技精神的重要组织者,是团学各部门开展活动的协助者。
传统活动:院田径运动会及校田径运动会、“广外杯”各类球赛、院级年度球赛(每年主题球类不同)、院级趣味运动会。
2、部门职能:
体育部是一个包含策划组织性和协助协办性两方面属性的部门。其主要职能涵盖组织策划院级体育竞技类活动、协办校级各类广外杯的比赛和支援院团委学生会其他部门开展活动等三大方面。其具体职能分列如下:
1)配合学校各项体育运动计划,组织开展学院内相应的活动;
2)根据本学院的特点以及实际情况,开展群众性体育活动,丰富同学们的课余生活,增强同学们的身体素质;
3)负责主办一年一度的学院田径运动会及协办学校田径运动会;
4)普及、提高本学院同学的体育基本技能,发掘、培养体育人才,组建、管理学院的各种体育团队;
5)协助英文学院团委学生会其他各部门开展大型活动,主要负责后勤工作。
3、人员构成
1)部长(1 人):总体协调部门的日常运作,在各项活动中起总领全局的作用。工作职能大体由三方面组成:
(一) 相对于副部长,部长具有偏向于对外协调性质。部长通过与主席团和其他各部门部长的交流沟通,在本部门中起到上传下达的作用;
(二) 部长具有内部管理性质,负责规划部门总体发展方向,拟定本部门的月计划和学期计划,进行每月、每学期和每次大型活动的工作总结;
(三) 部长具有策划组织性质,总体负责每次活动的策划和组织,规划部门工作的进展日程。
2)副部长(1 人):协助部长协调整个部门的工作。相对于部长,副部长的主要职能更偏向于对内人员管理和内部建设性,更切实的关注、跟进部门中每位干事的工作,将工作的细节落实,确保每项工作、活动的顺利进行。副部长负责定期进行部门内部的专业培训,举办部门聚会,增强部门凝聚力,并关注每位干事的学习生活和心理变化。
3、干事(5-8 人):主要负责部门各项活动的具体执行工作。干事接受部长和副部长的工作分配,并即时、准确、细致的完成各项工作,并汇报工作进度;同时,干事有义务向部长和副部长反映部门工作中的不足,提出改进方案,提出各种创新方案,从而进一步提升整个部门的工作水平。

二、工作制度
1、部门与学生会指导思想看齐,秉承“追求梦想,我们一直执着”的精神。
2、部门精神是“说有重点的话,做有价值的事”。
3、部长、干事培训后上交汇报,重大活动前必须出详细的策划,活动结束后上交活动总结,学期末进行学年工作总结。其具体要求为:
1)学期工作开展前需拟定“学期计划安排”,该文件需包含本学期各大活动列表、重要活动的介绍、预计举办日期、体育部扮演的角色及基本策划方案;
2)大型活动开展前需拟定“活动前期策划”。重大活动一般需要提前一个月进行筹划,并且在最后一星期前把该准备的文件和人员都准备好;活动前期策划必须严格按照团学所同一的模板进行操作。重大活动可以参考往届的策划及意见;
3)大型活动执行期间需要注意事项包括:
①比赛或活动的时间安排;
②突发情况应急方案的实施;
③人员调动问题(责任负责人的管理)。
4)活动后期需要作总结报告,格式内容应严格按照团学模板进行,可加入部门的特色栏目,以及应该有与往年的相对比较。
4、保持各部门之间或各学院间的信息畅通,以免引起双方在活动时间、地点和人员安排等方而的冲突。
5、为了体现部门的活动协办职能,体育部有义务协办学院团委学生会其他兄弟部门的各类活动。活动中要体现体育部的后勤协助性质,认真负责,凡事低调处理、以大局为重,要从意识上把其他部门的活动当做自己的活动去开展。

三、例会制度
1、原则上,例会定为每周一次,活动期间或者紧急任务可以增加例会次数,每学期或每届的时间和地点是依据实际情况拟定。
2、例会纪律:
部门例会要求做到严肃而活泼,鼓励干事主动去想问题,参与讨论。具体要求为:
1)会议开始前 5 分钟必须到场;
2)不能迟到早退;
3)记录好会议内容,尤其是个人分配到的任务;
4)遇到共同的问题要积极思考,大胆发言;
5)尊重对方发言,例会中途如无必要不打电话。
3、请假制度:
1)例会原则上必须出席;
2)例会不能出席必须请假;
3)请假人应在例会之前知会部长及副部长,如事情确实很紧急,可事后补请假;
4)请假超过 3 次者,每请假 1 次作 1 次无故缺席处理。
4、会议记录
1)每次由秘书处派出干事进行会议记录存档;
2)除秘书处干事外,体育部内部设臵一名纪录员进行部门内部会议记录,目的是为往后开展活动提供更多的经验参考。

四、考核与奖惩制度
部门考核与奖惩制度目的在于调动干事的积极性,及时对态度不端正的干事做好思想工作,以及在换届选举中作本年度表现参考。
1、考核制度
考核制度的基本要求为例会准时到,不缺勤,对会议提案,意见贡献突出,优秀完成布置下去的工作任务;与团学、部门的部长、干事相处融洽,切实贯彻体育部精神。具体要求为:
1)部门内部队干事工作的考核使用评分制度。每位干事起平分均为 60 分,由部长和副部长按照评分制度进行分数记录,干事每学期最终得分不公布;
2)例会到会准时,不缺勤,每次可以加 2 分。反之,迟到扣 1 分,请假扣 1 分,无故缺勤扣 3 分;
3)对会议提案,意见贡献突出,每次加 2 分;
4)所布臵的工作任务按时完成,质量合格,不加分。完成时间提前,质量优秀,工作期间上下联系紧密,酌情加 3-5 分。反之,任务完成延迟,质量敷衍,依情况减1-3 分;
5)每月任务完成情况良好,无合理性投诉,加 5 分。反之,任务完成情况差,收到合理性投诉,减 3 分;
6)被评上团学“每月之星”加 2 分,部门内部每月考核优秀加同样分数;
7)凡某一学期末考核未达合格(60 分)者,不得参与换届选举,未达优秀(75分)者,不参与优秀干事评选。
2、奖惩制度
1)对表现优异的干事,上推到部长会议作为当月的优秀干事;
2)为往后升任部长提供重要参考依据。

五、人事制度
1、体育部招新时间:与团学招新时间同步。
2、招新细则主要继承历史。本届具体细则如下:
1)招新目的:为每年体育部换届带来新的血液,提供良好的锻炼平台给更多的英文学子;
2)招新方向:招新面向大一的新生,能吃苦,有牺牲精神,有思想,有能力,最重要是了解本部门和适合本部门的人才;
3)招新办法:招新分两阶段。第一阶段分两次面试,依据情况更换两次面试次序。一般情况而言,第一次面试为二对一的个人面试,包含自我介绍和 Q&A 环节,以及拓展题目。一面表现优秀者可进入第二次面试,第二次面试为小组情景合作,二面参加者会被分小组进行情景模拟,考察其个人能力与合作,个人风格与性格等具体信息。第二阶段是实习期,实习期的长短由每届部长拟定,由于体育部内部情况,实习期内的工作即是任期工作,所以此时,干事年度考核已在进行。实习期过后,考核分数不及格者,需考虑是否有资格进入本部门。

六、干事培训
1、团学内部培训。
2、体育部内部培训:
1)日常工作细节要求由副部长进行培训;
2)工作培训由部长总体负责,在每年任期的第二学期进行,内容应包括:
①体育部人素质的体现及未来部门发展定位;
②体育部大型活动,院田径运动会及校田径运动会策划培训;
③部长日常工作认识;
④日程计划及总结的文书。

七、附则
1、申请桌椅
开展活动使用的桌椅需提前一两天到二教物管处登记借桌椅的申请条,申请手续较为简单。申请条上需注明申请缘由、数量、何时使用以及何时归还,然后由辅导员签名即可。
2、报销(学院内)
1)各个负责人在预先支付活动费用的时候务必索要发票,白条、收款收据等一律不予报销;
2)发票内容应注明单位名称、日期、具体物品名称、数量及单价,发票上不易写明的需另附清单。物品名称请尽量详细(比如,项目一栏不能只写“文具”,应写明“铅笔×支,钢笔×支,橡皮×块”等);
3)在活动结束后各个负责人请将发票交至秘书长处。发票须在背面用铅笔注明经办人姓名、时间、活动项目或用途、总金额以及验证人,以备复核;
4)秘书长在一次活动结束之后将所有的发票收齐,记录下每个活动负责人缴纳发票的金额,按照种类及项目分类并用订书机装订好,算出总数并确保无误后,向团委书记要蓝色的方形章,在每叠的最后一页背面盖章,用签字笔写明用途、总数(×张共×元)以及经手人确认无误后,由团委书记拿至党委副书记处签字,待副书记批准后方可领到资金,并按照之前的记录向各个活动负责人下发资金。
3、舞台道具组工作
由于道具组摆放道具的速度与准确直接关系到整个晚会或大赛的进度及质量,所以道具组的工作非常重要。为保证道具组的工作质量,现列下以下几点注意事项,希望道具组的成员能够注意。
1)晚会(或大赛)很精彩,离不开道具组同学在后台的辛苦付出,没有道具组的积极配合,晚会(或大赛)的质量将大大下降。道具组的同学需时刻谨记自己的重要性,抵得住精彩节目的诱惑,耐得住寂寞,勿忘自己重大的使命——搬道具、撤道具;
2)道具组的成员默默无闻、无私奉献,低调行动。所以道具组的同学们一定要穿深色衣服,让观众们记住道具组敏捷的黑色身影就已足够;
3)一般情况下道具组需要负责借桌椅,道具组总负责人需提前向晚会负责人明确桌椅的数量,提前一两天到二教物管处登记借桌椅的信息,同时需在彩排正式开始之前将桌椅借到并运送到指定位置,千万不要因此耽误彩排。晚会结束时需归还桌椅;
4)道具组的同学们在彩排之前不要忘了买足够的定位胶哦!有的时候道具很多,戏剧大赛时尤其的多,所以用同一颜色的定位胶贴完各种道具的位置之后同学们就会有 “晕”的感觉,稍微不注意就会出错,为解决此问题有以下两个办法:买不同颜色的定位胶;如果只有一种颜色的定位胶就用记号笔在定位胶上做记号以区别不同节目所需道具的位置(雅斋文具店有定位胶,还可以开发票;一定要买定位胶,其他一般胶带都不可以。);
5)每场晚会(或大赛)指定一到两个同学为总负责人(一般为部长级),总负责人根据每个节目道具的数量指定一部分同学负责,总负责人需在彩排时与节目负责人沟通(如果道具很多可以多指定一些负责人负责沟通,但负责人之间一定要明确好分工),确定道具的数量、种类、位置,并指导负责该节目的道具同学们对道具进行定位,同时明确搬上舞台、撤出舞台的时间,负责的这部分同学需在彩排时就清楚知道自己负责的每一个道具搬上舞台后需摆放的位置。晚会(或比赛)进行时,总负责人提前一个节目提醒下个节目需要搬道具的同学,避免出错;
6)道具组搬道具组的速度虽然不需堪比刘翔,但百米冲刺的速度还是需要的,之后将道具放在定位胶指定的位置即可。
7)道具组同学不仅需要牢记自己负责的道具,也需要同时具备一定的机动性。如果旁边的同学搬运道具时出现情况,在能力范围之内请伸出援手。
8)道具组的工作非常辛苦但意义重大,请道具组的同学摆正心态,正是因为你们,舞台才完美。


           



英文学院学生会生活部工作条例


一、总则
1、部门的历史介绍
历史:从英文学院第一届学生会成立开始,生活部一直服务于英文学子,一直努力至今。
口号:真心为你服务 有爱自成一家
简介:英文学院学生会生活部以为同学服务为宗旨,以热情团结为动力,用心做好学院后勤工作,全力为英文学院打造一个温馨的家。
传统活动:宿舍卫生检查,交换空间,食堂活动周,温馨提示,以及在院内协助承办学校学生会举行的各项活动。
2、部门职能
1)立足于学生的根本,以“全心全意为英文学子服务”为宗旨,为同学的生活提供指导和帮助,丰富和完善同学们的课余生活,为同学们的生活带来便利;
2)关心同学生活,帮助解决实际困难,并对同学们的生活常识的掌握进行指导;
3)加强与膳宿科等有关部门的联系与沟通,及时反映同学们在生活上的意见和要求;
4)领导、组织同学们参与膳宿管理,通过各种活动提高同学“自我管理,自我服务”能力;
5)做好其他部门及各项活动的后勤工作。
3、部门人员构成
1)部长(1 人):总体协调整个部门的工作,在各项活动中起着总领全局的作用。通过与主席团和其他各部门部长的交流沟通,在本部门中起到上传下达的作用。同时,要负责拟定每月、每学期的部门计划,进行每月、每学期的工作总结,使部门工作连贯有序的进行。
2)副部长(1 人):协助部长协调整个部门的工作。更切实的关注、跟进部门中每位干事的工作,将工作的细节落实,确保每项工作、活动的顺利进行。同时,负责定期进行部门内部的专业培训,举办部门聚会,并关注每位干事的学习生活和心理变化。
3)干事(5-8 人):主要负责部门各项活动的具体执行工作。接受部长和副部长的工作分配,并即时、准确、细致的完成各项工作,并汇报工作进度。同时,有义务向部长和副部长反映部门工作中的不足,提出改进方案,提出各种创新方案,从而进一步提升整个部门的工作。

二、工作制度
1、部门工作坚持以“全心全力为同学们服务”为举办活动的目标。
2、要求工作认真踏实,通力合作,大胆创新。
3、明确部门职能,协调一致,学期开始一周内制定工作计划,学期末进行工作总结,并交由办公室存档。部门成员积极配合团委、主席团、兄弟部门,团结协作。
4、前期工作:
1)密切留意学校及学院的有关生活部的各项活动,各项活动应预先准备策划时间,一般在每个活动开始前 2-3 星期开始筹备策划。大型活动则需预留更多时间;
2)多人共同拟定计划书,成员出谋献策,共同讨论后由一人负责记录编写成策划。遇大型活动需每人上交策划书,取长补短,再综合为一份完善的策划;
3)负责人认真落实人员的工作分配,策划时注重向其余人员详细介绍该次活动流程,大家对活动了解后分配工作。参与人员应积极主动留意活动开展情况,主动配合负责人,积极参与前期策划;
4)应严格按照策划书进行筹备。及时联系活动相关人员,确保联系到位。活动所需物资及时准备,并做好不同类型活动所需材料的总结归纳,编写成册,以便今后查阅;
5)同时,在未来的工作中,应注意在部门内总结出一套完善的应急方案,该方案涵盖各种活动可能发生的突发情况,并根据经验制定解决措施。应急方案的重点是其广泛性,并不只适用于某一次活动,而是一份详尽的长期适用的实用性方案。该方案可由以往举办活动时所遇问题总结得出,由部门各成员共同完成,往后活动中不断更新完善。
5、执行过程:
1)活动进度严格按照时间进度表及策划书推进。活动当天,工作人员严格按照时间进行工作——提前 30 分钟─1 小时到场布臵准备,按预计时间开展和结束活动,对时间把握得当;
2)部门整体运作有序协调。活动执行过程中,工作人员之间做到有序的协调配合。如举办交换空间,要按事先策划安排好的人员分配,严格做好登记商品信息,记账,收钱等工作;
3)负责人及时监督跟进。每次活动的负责人都能做到认真负责地监督跟进。负责人在活动现场指挥及安排工作,掌控大局并注重细节。
6、后期总结:
1)建立相应文档,收集每次活动后院网对该活动的新闻报道;
2)安排一名工作人员负责在活动中拍照,记录流程,作为内部总结参考用;
3)负责拍照的工作人员在活动结束后向在场的嘉宾和评委虚心请教其对本次活动的意见和建议,做好笔录。并在现场随机简要访问参加活动的同学,及时获得反馈;
4)参与该次活动的工作人员就个人负责的工作提出建议,如自身存在问题以及工作中的收获,交由负责人整理;
5)由负责人针对本次活动设计问题,交给调研部制作成问卷,以问卷调查形式调查满意度,此项可根据实际需要而定。

三、例会制度
1、例会时间安排:每周一 21:00(一教 116)
2、例会纪律:
1)例会举行密度原则上不变,但可根据工作量的大小弹性调整例会时间。如遇工作繁忙期根据需要提前或推后进行例会,会议内容侧重讨论当前工作;总结等可通过部门内部 QQ 群或邮箱等形式公布。另外部门活动的消息应该在内部及时更新;
2)全体人员须在例会开始前 5 分钟到达指定地点,不许迟到。如有特殊情况,应提前一天向部长请假、并说明缘由;
3)负责每次会议记录的同学要做好会议记录本的移交工作;
4)例会必需自备纸笔,有固定的笔记本记录部门事项;
5)会中部长负责总结上周工作内容及下周工作计划,由全体成员讨论,总结经验并制订计划;
6)会议过程应保持认真负责的态度,仔细取每位成员的发言,尊重他人。
3、请假制度
1)原则上每次例会必须出席,非重大事情不宜请假;
2)若遇紧急情况,应在每次例会前尽早向部长或副部长说明情况,不能马上写假条的干事会后须补写假条;
3)假条由部长或副部长签字方可生效,负责该次会议记录的同学记录好请假情况,并将假条附于该次会议记录上;
4)没有事先请假一律以缺勤、旷会处理,将会影响“团学之星”的评选。
4、会议记录
生活部会议记录分两方面同时进行:
1)每次例会由秘书处派干事进行会议记录;
2)生活部内部要求每人都要做好会议记录,并在每次例会之前汇报上周工作内容。

四、考核与奖惩制度
为响应英文团学“每月之星”评选活动,生活部根据部门干事在部门内部以及各项活动中的表现,制定了相关的奖惩制度。本考核中所有干事原始底分为 100 分,按照奖惩制度进行相应加减分,由部长和副部长共同考核并每月公示,全体干事互相监督。分数可以累计。
1、奖励制度:
1)当月除完成自身任务外,积极争取工作并能高质量高效率完成者,每人每项任务酌情加 1 分;
2)每完成一次活动,所有到场参加的工作人员如无特殊错误,每人加 1 分;
3)积极主动参加其他部门的工作并得到该部门部长的认可,每人每次加 1 分;
4)积极参与活动策划及讨论,提出创新的构想和方案并被采用者,每人每次加 1-2分;
5)在部长制定的针对部门工作的突击考核(口头问答、答卷形式)中,表现出色者每人每次加 2 分;
6)所负责任务受到领导老师或同学表扬认可,有相关证明者每人每次加 0.5-1 分;
7)当月无特殊错误,表现良好者,每人加 1 分。
2、惩罚制度
1)当月内未能完成自身任务,视任务紧急情况扣 2-3 分。任务未能在规定时间内完成或上交(迟交),酌情扣 1-2 分;
2)未能出席应出席的活动(担任工作人员),并没有事先请假,每人每次扣 2 分。严重者直接取消当月“每月之星”评选资格;
3)缺席例会且并未请假者,每人每次扣 2 分,严重者直接取消当月“团学之星”评选资格;
4)与部门成员产生矛盾导致工作滞后或破坏内部工作气氛者,每人每次扣 1 分;
5)不服从部门任务分配,态度散漫者,如经部长或副部长调停仍无法解决,每人扣 2 分并直接取消当月“每月之星”评选资格;
6)负责每次会议记录者没有认真完成记录,每次扣 0.5 分;
7)任何活动(包括例会)迟到者,每人每次扣 0.5 分;
8)所负责任务受到领导老师或同学批评,有相关证明者每人每次扣 0.5-1 分;
9)所有惩罚除扣分外,视情结轻重判断应否书写检讨书。

五、人事制度
1、生活部通过面试形式选出适合的人才并聘用为干事。所聘用干事要求工作踏实,虚心好学,热爱团学工作,细心,耐心,有较好的沟通协调能力,有创新意识。对部门工作有一定的了解,服从工作但不失主见。
2、招新面试一般分为第一轮面试(一面)及第二轮面试(二面)两个阶段。一面一般采取个人面试形式,即面试者与面试官进行一对一面试,作简要自我介绍,面试官根据实际情况现场提问。通过一面的面试者继续进入二面,二面采取小组讨论方式,面试官根据部门特色设计情景模拟题,要求面试者以小组为单位,通过团队合作共同完成任务。期间面试官根据面试者表现评定分数。
3、通过生活部的二面则进入为期一个月的考察期。
4、通过考察即正式成为生活部干事。干事需要参加学院统一举行的“英文学院干事培训大会”,增进对团学的了解,增加对其他部门的了解,培养工作素质,同时积极参与部门事务。
5、干事工作尽量做到平均分配,务求让每一个干事都能得到学习的机会。

六、干事培训
生活部培训一般包括学校、学院培训,部门内部培训两方面。
1、学校、学院培训:通过举办专题讲座、团学介绍大会增强干事对团学的了解、明确积极主动、负责的工作态度,提高干事学习、工作两手抓、两手都要硬的能力。
2、部门内部培训:
1)在部门活动中轮流让干事担任负责人,以此培养干事立足大局、兼顾细节的素质;提高干事策划活动、分配工作和调动工作人员积极性的能力;
2)每次部门大型活动前后,每名干事须提交一份活动策划和活动总结,由部长和副部长批改,再将每名干事文书书写能力的具体情况反馈到个人,以此提高干事的文书书写能力;
3)定时轮换干事的工作内容,务求另每一名干事熟悉、掌握部门工作运作的每一个方面、每一个细节;
4)与别的部门加强交流沟通、组织干事旁观或参与别的部门工作,以此增进干事对整个团学工作运作的了解。









英文学院学生会外联部工作条例
一、总则
1、 部门的历史介绍
1)历史
从英文学院第一届学生会成立开始,外联部便作为学生会重要的成员之一,服务于英文学子,一直努力至今。
2)简介
学生会外联部在主席团的领导下,主要以拓宽校际交流为工作主题,以增进校企合作关系为工作重点,旨在向外展示学院风采,努力提高英文团学的知名度,同时外联部也积极开展各项活动以服务于同学。外联部主要负责从校外商家争取资金与物资等赞助,以便学院各活动顺利展开,在学生会中担当着联系学院与校外团体组织的桥梁角色,是英文团学骄傲的名片。
2、 部门职能
1)积极与各企业及商家联系,做好学院大型活动的外联工作,为各项活动的开展提供物质保证;
2)负责我院学生会与其他兄弟院校及社会各界的联系,促进彼此间的了解、交流;
3)拓宽途径,积极开展举办讲座,培训等各类活动,加强我院同学与外界的活动联系;
4)根据实际需要,开展多种自我管理、自我教育及自我服务活动,为部门成员提高民主素质、树立科学精神,全面成才创造良好条件;
5)发挥部门特色,加强与其它部门的联系及兄弟院校的联谊,共同搞好学生工作;认真完成主席团安排的其他各项工作;
6)在开展外联事务工作中注意学习他人成功经验及优良企业文化,并对学生会主席团提出建设性意见和建议;
7)做好对外宣传工作,扩大学院知名度。
3、 部门人员构成
1)部长(1 人):总体协调整个部门的工作,在各项活动中起着总领全局的作用。通过与主席团和其他各部门部长的交流沟通,在本部门中起到上传下达的作用。同时,要负责拟定每月、每学期的部门计划,进行每月、每学期的工作总结,使部门工作连贯有序的进行。
2)副部长(1 人):协助部长协调整个部门的工作。更切实的关注、跟进部门中每位干事的工作,将工作的细节落实,确保每项工作、活动的顺利进行。同时,负责定期进行部门内部的专业培训,举办部门聚会,并关注每位干事的学习生活和心理变化。
3)干事(6 人):主要负责部门各项活动的具体执行工作。接受部长和副部长的工作分配,并即时、准确、细致的完成各项工作,并汇报工作进度。同时,有义务向部长和副部长反映部门工作中的不足,提出改进方案,提出各种创新方案,从而进一步提升整个部门的工作。

二、工作制度
1、外联部本着“立足校内,走向校外”的宗旨,以“实践自我,服务全院同学”为目标,以“高质、高效、每一天”为工作理念。
2、要求工作认真踏实,通力合作,大胆创新。
3、明确部门职能,协调一致,学期开始一周内制定工作计划,学期末进行工作总结,并交由办公室存档。部门成员积极配合团委、主席团、兄弟部门,团结协作。
4、实际工作操作流程
1)学院活动开展大概二十天前收集到活动拟定的活动策划书,其中要求包括具体流程和经费预算;
2)根据活动策划书进行招商赞助策划书的拟定,与此同时找寻有意向合作的商家;
3)确定最终的赞助策划书后,开始进行与商家的联系,确定其合作意向;
4)对有意向合作的商家进行接触与商谈过程,确定双方合作的细节和内容,并初步拟定相关的合作协议书与具体的宣传方案;
5)合作协议书确定后,交由学院团委书记及党委书记审定;
6)合作协议审批后,进行场地横幅的申请(视情况而定),确定后分别交由商家与学院党委书记签字盖章,一式两份;
7)签订协议后,一次性从商家处收取赞助的资金,收齐后交由学院财务部办公室;
8)进行相关的宣传准备,与学院宣传部等部门跟进活动前期宣传,落实商家宣传要求。其中大致包括传单,海报,横幅,节目单的鸣谢字样等;
9)活动正式进行时,负责在活动现场的接待工作和相关的宣传活动,并落实商家所要求的活动现场宣传部分及现场布臵。其中大致包括主持人的口头鸣谢,展示摊位,传单等;
10)活动结束后,在例会上总结和交流经验;
11)具体操作中可酌情处理。
5、工作细则
1)外联部全体成员要服从部门工作安排、部署,要有大局思想和英文人形象意识;
2)对于部门和团学内部各种资料须妥善保管,绝对不能外泄。若有发现,必将严厉惩处;
3)电话联系商家时,提前做好准备,了解整个策划的内容和可能出现的情况,谈话时注意礼貌,并善于揣摩对方语气和态度,灵活对情况做出判断;
4)联系商家时尽可能的获取商家的手机,邮箱和 Q Q 等联系方式;
5)外出联系商家时,须提前做好充分准备,并应及时向部长报告商家要求及商谈情况。每次外出,不允许单独行动,需有两人及两人以上共同出行;
6)严格遵守外联部实务操作流程,任何人无权利擅自同商家签订或口头商定任何协议;
7)出访时,要时刻牢记自己代表着英文学院,必须着装整洁、言谈得体,保持学院以及团学的良好形象;
8)与人交谈时要注意所处环境,选择适当的方式方法,善于把握对方的语气和态度,绝不可盛气凌人、妄言不知之事;
9)外联部的一切赞助物品及资金归英文学院团学所有,任何人不得擅自动用,须在部长同意后由团学同一支配;
10)部门人员有义务为部门收集各方面的消息情况,及商家资料并上报部门;
11)任何人不得做出有损学校及英文学院名誉、利益的行为。若查实,经内部讨论后给予警告处分,对于造成特别严重影响的将直接取消其职位;
12)本着“热情、主动、自信、诚恳、认真”的原则妥善处理工作中发生的问题。
6、经费管理制度:
1)部门每次活动所拉到的赞助资金必须全额上交给学员财务部。上交资金时需附上合作赞助协议的复印件;
2)英文团学各项活动中所需的活动经费统一向学院进行申请和审批。部门拉到的赞助资金直接上交学院,不在英文团学内流通;
3)根据学院外联相关规定,每次成功拉到的赞助资金中提成10%作为部门的奖励。部门需填写提成申请表,由团委书记签字盖章后上交给学院财务部。提成可根据实际情况每两个月或每个学期结算一次;
4)提成统一由部长和副部长分配使用。可作为部门活动经费和工作过程中开支的报销,或视情况而定给与部门成员适量的物质奖励作为电话费补贴等。

三、例会制度
1、例会时间安排:每周二 21:30(七教508)
2、例会纪律:
1)例会举行密度原则上不变,但可根据工作量的大小弹性调整例会时间。如遇工作繁忙期根据需要提前或推后进行例会,会议内容侧重讨论当前工作;总结等可通过部门内部 QQ 群或邮箱等形式公布。另外部门活动的消息应该在内部及时更新;
2)全体人员须在例会开始前 5 分钟到达指定地点,不许迟到。如有特殊情况,应提前一天请假、并说明缘由;
3)例会必需自备纸笔,有固定的笔记本记录部门事项;
4)会中部长负责总结上周工作内容及下周工作计划,由全体成员讨论,总结经验并制订计划;
5)会议过程应保持认真负责的态度,仔细取每位成员的发言,尊重他人。
3、请假制度
1)原则上每次例会必需出席,非重大事情不宜请假;
2)若遇紧急情况,应在每次例会前尽早向部长或副部长说明情况;
3)没有事先请假一律以缺勤、旷会处理,将会影响“团学之星”的评选。
4、会议记录
每次例会由秘书处派干事进行会议记录。
四、考核与奖惩制度
为响应英文团学“团学之星”评选活动,外联部根据部门干事在部门内部以及各项活动中的表现,制定了相关的奖惩制度。本考核中所有干事原始底分为 100 分,按照奖惩制度进行相应加减分,由部长和副部长共同考核并每月公示,全体干事互相监督。分数可以累计。
1、奖励制度:
1)当月除完成自身任务外,积极争取工作并能高质量高效率完成者,每人每项任务酌情加 1 分。表现优异者,可优先考虑作为下一次工作的项目负责人;
2)积极主动参加其他部门的工作并得到该部门部长的认可,每人每次加 1 分;
3)积极参与项目策划及讨论,提出创新的构想和方案并被采用者,每人每次加 2分;
4)主动承担起部门内部小组合作性工作的组长工作,将工作顺利高效的完成,并受到部长和组员的肯定,每人每次加 3 分。
2、惩罚制度
1)当月内未能完成自身任务,视任务紧急情况扣 2-3 分。任务未能在规定时间内完成或上交(迟交),酌情扣 1-2 分;
2)任何活动(包括例会)迟到者,每人每次扣 0.5 分;
3)活动(包括例会)缺席,并未事先请假,每人每次扣 2 分。严重者直接取消当月“团学之星”评选资格;
4)与部门成员产生矛盾导致工作滞后或破坏内部工作气氛者,每人每次扣 1 分;
5)不服从本部门任务分配,态度散漫者,如经部长或副部长调停仍无法解决,每人扣 2 分并直接取消当月“团学之星”评选资格;
6)在其他相关活动中不服从其他部门部长或活动负责人安排,工作态度不端正,不能认真完整相关工作,每人每次扣 2 分;
7)所负责任务受到领导老师或同学批评,有相关证明者每人每次扣 1 分;
8)发现有私自藏匿赞助金额者,直接取消部门的所有职位。

五、人事制度
1、通过面试形式选出适合的人才聘用为干事。所聘用干事要求有较强的责任心与团队意识,良好的沟通交际能力,对部门工作有一定的了解,服从工作安排,并具有创新精神。
2、招新面试分为两轮:第一轮为面试及第二轮小组讨论。第一轮面试一般采取个人面试形式,即面试者与面试官进行一对一面试。主要的流程包括简要自我介绍和面试官根据实际情况现场提问。通过一面的面试者继续进入二面,二面采取小组讨论合作的方式,面试官根据部门特色设计情景模拟题,要求面试者以小组为单位,通过团队合作共同完成任务。期间面试官根据面试者表现评定分数。小组讨论后,面试者会根据情况,对个别面试者再一次进行面试,主要面试内容为评价自己和其他组员和小组讨论中的表现。
3、通过二面的面试者将进入为期两到三周的试用期。试用期期间,部长布臵相应的考察任务(分为独立完成工作和合作性工作),要求考察期的干事在规定期限内完成任务。
4、通过试用期即正式成为外联部干事。干事需要参加学院统一举行的培训大会,从而进一步了解英文团学的各项工作,培养相关工作素质,更好的完成部门内部及团学中的各项工作和活动任务。

六、干事培训
1、学院统一干事培训大会。通过老师的专题讲座,对学生工作的开展、学习与工作的协调以及心理压力的自我调节等有进一步的了解,为日后各项活动和工作的开展打下基础。
2、学院统一团学介绍大会。熟知各个部门的职能,以及部门之间的工作联系,加强部门合作意识。同时,要对主席团和部长有大致了解,从而在大型活动中更好的协助各负责人的工作。
3、部门内部统一进行针对外联部的培训大会。培训的形式有:
1)部长、副部长进行讲解培训;
2)前任部长、校外联部长、兄弟学院外联部长讲解培训;
3)与上一届全体部门干事交流。新干事将通过培训,熟悉并深刻了解外联部的工作内容、工作流程、策划和联系商家的技巧等,以便日后部门工作的开展。

七、附则
1、 拉赞助前期准备
1)每人应准备一份全面详细的客户名录,包括通讯方式、以前赞助历史 。(这一份名录应积极开发和收集,做好每月调查表,在外出实践时亦多收集名片、电话)
备注:如何取得公司的联系方法① 114查公司号码。② 通过协会或师兄师姐获得已联系过公司的联系资料。③ 逛街的时候,注意一下各个商家的联系电话,他们可能成为你下一个赞助商。④ 通过网络得到公司的联系方式。⑤ 通过商品得到公司的联系方式。⑥ 通过朋友,同学,亲人得到公司联系方式。
2)了解你的客户(赞助商) 了解企业状况(有无赞助的必要,即资金实力情况),可以通过查看该单位的网站、宣传栏、橱窗、墙版、简报等。还可以通过一些人际关系了解。
3)准备活动方案书(多份)、笔记本和笔(新客户要有名片和工作证)。
4)了解活动的全部信息,弄清楚学校的各种相关规定,能提供给对方一些什么样的配套服务,拟写拉赞策划书。
2、沟通技巧
1)沟通方式:
A、电话沟通 给商家留下第一印象,必须注意礼貌用语,措辞,手边不离笔记本,灵活应变。
(1)自我介绍:学校、部门、职务。
(2)口头活动的宣传:简明、扼要、突出。
(3)表明目的并且探明对方的口气跟反应:如果商家直接有兴趣的话,就进一步口头交涉。相反,就询问e-mail/QQ/邮箱.并发送电子版的赞助方式,以待进一步发展。留下自己的联系方式方便日后联系
B、进一步接触 (选择在方案书发后的2~3天内)
(1)尊称对方
(2)介绍自己
(3)询问对方对方案书的意见。如果有相关意愿,那么就继续交涉与取对方的意见。如果没有相关的意愿,则感谢对方的配合。
2).面对面沟通(最重要的沟通方式)
(1)仪表
(2)带齐资料(策划书、赞助方案)
备注:最好纸质版,一式两份,双方互利
若事先已有电话沟通,则面谈时最好首先选择聆对方的意见与建议;将方案仔细讲解给对方,如对方提出要求更改,则及时在资料上做好记录,以备后续调整细则。
(3)互留联系方式。
3)把握好“四个学会”
(1)学会 【周旋】遇到自己不确定或者无法决定的问题时,不要选择直接否认或回绝,要学会周旋回答。
如: 这个问题我现在还无法给您答复,需要向学校相关领导请示批准,如果一旦有了结果,我会立即通知您再与您商议的。
(2)学会 【拒绝】寻求赞助不等于低声下气祈求对方给钱,商家与我们的身份是平等的。当对方要求过于苛刻,超出自己部门工作能力范围之外时,不要为了拉到定额赞助而委曲求全,要果断的拒绝!提出自己认为可行性更高的方案,再等待对方的回复。
(3)学会 【选择】对方年龄、身份各不相同,可根据不同的对象选择不同的工作态度,前提是所有态度都是认真的、诚恳的、互动的。如:
对方是经理级负责人 --- 沟通时注意使用敬词,谦词;不要讲一些浪费对方工作时间的废话,语言尽量精简明确。需要电话联系时注意对方的工作、休息时间。多以晚辈的身份进行沟通、交流。
年龄相仿的联络人  ---  沟通形式多样化,尽量拉近彼此距离,多表现出诚恳、互动交流。注意及时反馈彼此信息。多以朋友的身份进行沟通、交流。
学校相关负责领导  ---  尽量选面对面;一旦有不确定的方案细则,需要领导批示或给予意见的,应及时与领导联系,表达商家意见,尽量提出自己设想的可行性方案。多以学生的身份进行沟通、交流。
(4)学会 【牺牲】身负学校名誉、利益。遇到关键问题不动摇。宁可牺牲合作,也不做有损学校名誉、利益的决定。如: 借合作机会套取学校师生信息;赞助金额少,要求过分、苛刻。
3、赞助策划书
1)如何写策划
(1)什么是策划:首先,策划的目标是说服对方,使之与你建立合作关系。策划是建立在双方合作可行性的基础上的,分析双方利弊后提出一个使双方受益的合作方案。为了满足赞助商的需求,因此
①.我们要明确对方需要什么?
尽管合作形式的不同,但是有一点很明确的是通过合作产生宣传效益,树立 品牌,进而带来经济效益。
②.我们的优势是什么,这个活动有什么特点,是否能更好得迎合商家产品特色,为商家得到更大的利益?
明确地展示出我们自己的优势,充分了解活动特色并展现给赞助商看是吸引对方与我们合作的关键。
(2)策划前的准备:
①分析上述问题,寻求契合点。
我方优势:汇聚了学语言的学生,各协会(足球协会与体育商家,电脑与科技产品等)
活动特色:运动会与体育商家,语音语调与辞典等
②自我定位,展示诚意,端正好态度
我们得到商家的支持使活动顺利开展,商家在活动过程中得到广告宣传,双赢。因此,自我定位,固然不可过高过傲,但也不宜太低太“贱”,因为拉赞助本质上是合作。这就策划书要尽可能表现得客观严谨,尽可能突出宣传方式及实施细节。此外,须坦诚以待,能做什么,不能做什么,有什么优势,可以如何发挥。一目了然,绝不开空头支票,力求让商家看完策划书有这种感觉:我们是负责任的,我们是有经验的,我们是替他着想的。
③准备好宣传形式,及其宣传的效果分析
宣传形式可以有常规的,也要贴合活动,想出新颖的方法,更好地宣传商家。如晚会的节目单,运动会可以派水等。效果分析可以以各种形式展示给商家看他们可以获得的宣传效益,吸引与我们合作。

2、赞助策划书模板
广东外语外贸大学英语语言文化学院 XX 活动策划书
一、XX 活动简介
活动对象
活动目的
活动内容
二、可提供的宣传方式
以列表的形式对可提供的宣传方式,宣传时间,宣传地点和对象以及备注等内容进行说明。
三、具体的赞助方案
分条说明不同的赞助方案,总括方案包括的内容,并具体说明每个方案的细则。
如:方案 1:
礼品 400 份 XX 赞助 2000 元+讲座 2000 元
(1)礼品暂定为环保袋,根据商家的建议也可为书签,笔记本等,具体可商议;
(2)为贵公司组织一场讲座并安排相应场地,参加者为学院的师生,人数每场不少于 50 人(具体时间地点以及相关细则待定)。
四、宣传效果分析
可针对意向合作的商家进行宣传效果的分析,分条说明宣传的效果。
备注:对于以上提及的赞助方案和可提供的宣传方式只是初步的设想,具体实施细则以及合作的形式可以进一步商议。
真诚期待与贵公司的合作!
英文学院外联负责人:XX
联系方式:XX
邮箱:XX
日期

3、合作协议书模板
广东外语外贸大学英语语言文化学院XX 活动赞助合作协议书
甲方:广东外语外贸大学英语语言文化学院
乙方:
为了 XX,(简介活动的目的)甲乙双方本着相互促进共同发展的原则,经过双方友好协商,并根据中华人民共和国《合同法》,现就的赞助问题达成以下协议:
一、 甲方责任
分条列明甲方在过程中要做的一切细则,包括宣传细则,宣传的物资情况以及宣传时间地点等。(必要时可添加附件)
二、 乙方责任
分条列明乙方在过程中要提供的宣传物资以及赞助资金
三、赞助费用及物资支付方式
说明乙方宣传物资和赞助费用支付的方式和时间期限
四、双方责任
本协议经甲乙双方确定后(除不可抗力因素,如:与校方重大活动冲突等制约,双方再调整时间外),其中一方不得单方面终止执行,否则违约方给守约方赔偿相应一定量的违约金。
五、合同期限:
本合同的有效期为:自本合同签订之日起至甲方将合同金付清为止
六、本协议一式两联,甲方持第一联,乙方持第二联,具有同等法律效力。本协议在签订后立即生效。
七、 相关附件
甲方:广东外语外贸大学英语语言文化学院
乙方:
(甲方盖章)                                (乙方盖章)
法定代表人:                                法定代表人:
签约代表:                                  签约代表:

 
 
 
 
 
 
 
英文学院学生会新闻网络部工作条例
一、总则
1、部门介绍
1)概述
新闻网络部由原来的新闻部和网络部合并而成,自英文团学成立以来,这两个部门便作为团委学生会的重要组成部分发挥着自己的作用,为英文团学的发展和完善作出自己的努力。
2)发展
自 2008 年第十二届团学成立以来,新闻网络部在原有的基础上有了进一步的发展。新闻部和网络部正式合并成一个部门,整合了两个部门的资源,提高了工作效率。
2、部门职能
新闻网络部是一个负责英文学院信息获得和发布的功能性部门。新闻网络部承担两项职能。其一是对学院的活动作出报道,对学院先进人物进行采访;其二是维护英文学院的网站,及时更新新闻和学院通知。保证同学们能在第一时间了解到学院动态,获取学院通知。
3、部门人员构成
1)部长(1 人):总体协调整个部门的工作,在各项工作中起着总领全局的作用。通过与主席团和其他各部门部长的交流沟通,在本部门中起到上传下达的作用。组织组织部门会议;安排部门工作;分派工作任务;对稿件进行审理把关。
2)副部长(2 人):
①新闻组副部长:协助部长协调整个部门的工作。更切实的关注、跟进部门中每位干事的工作,将工作的细节落实,确保每项工作顺利完成。同时,负责进行部内的专业培训,举办部门聚会,并关注每位干事的学习生活和心理变化;
②网络组副部长:负责英文学院网页的维护,更新院网信息。
3)干事(多 人):负责对英文学院的各项活动进行采访报道;部长和副部长的工作分配,并及时、准确、细致的完成各项工作,并汇报工作进度。同时,有义务向部长和副部长反映部门工作中的不足,提出改进方案,提出各种创新方案,从而进一步提升整个部门的工作。

二、工作制度
1、采访制度
1)文字记者与摄影记者在采访过程中需态度端正,认真完成工作;
2)文字记者与摄影记者需提前到达活动场地,为报道作好准备;
3)文字记者与摄影记者不得无故提前离场,以保证对活动有完整的了解;
4)文字记者与摄影记者需尊重受访对象,不得以任何方式强迫受访对象接受采访,
不得误导受访对象;
5)文字记者与摄影记者需从活动负责人的安排;
6)文字记者与摄影记者不得因新闻报道需要而干扰活动的进行;
7)文字记者与摄影记者需尊重其他新闻部门的工作人员,避免因任何理由与其他采访人员发生冲突;
8)文字记者与摄影记者若有突发事件无法进行采访任务,需及时向部长或副部长反映,不得无故不出任务。
2、稿件制度
1)文字记者与摄影记者需保证稿件和图片的真实性,不得以任何理由在稿件和图片中歪曲或捏造是事实;
2)如无特别说明,文字记者与摄影记者需在活动结束 24 小时之内上传稿件和图片至新闻网络部公共邮箱;
3)文字记者和摄影记者需保证稿件和图片的质量,消息要遵循简明原则,基本新闻要素齐全,要善于抓重点抓亮点,切勿记流水帐;
4)采访稿中不得出错别字,不能有病句;信息不能出错,不能出现采访对象属性(如班级,职位等)或领导姓名、职称等严重错误;
5)涉及采访学院有关部门和个人,应其要求,在遵守公正原则的前提下将稿件给该部门或个人看后再发表;
6)文字记者和摄影记者不得以任何理由在未经部长批准的情况下把稿件和图片交给他人;
7)编辑需对稿件进行严格的审查,保证稿件的信息完整真实和稿件质量;
8)网络组需在最短时间内把审查通过的稿件发布到院网上。
3、在与各个部门进行接触的过程中态度要和善,用词要委婉。发短信,发邮件或是打电话时,都要先进行自我介绍,再将事由用最简练的话语表达出来。
4、工作有强烈的时间观念。各项工作都在在规定时间内完成,讲求工作效率。
5、自觉遵从上级安排,积极参加各项工作,若遇特殊情况,及时向上级反映。
6、要积极配合团委学生会其他各部门的工作。

三、例会制度
1、例会时间安排
每周周二晚上九点十分,地点由部长决定并通知。
2、例会纪律
1)例会的举行密度和时间原则上不变,但可以根据当周工作量或其他情况由部长进行弹性调整。会议内容为总结上周工作,布臵新一周的工作任务,以及讨论部门情况;
2)无特殊情况,原则上全体人员必需参加部门例会。不得迟到,早退,不得;无故缺席;
3)如确有特殊情况不能参加或准时参加会议者,必须提前至少半小时向部长或副部长请假;原则上,会后请假无效;
4)会中部长负责总结上周工作内容及布臵下周工作任务。全体人员总结自己上周的工作,就当周的工作提出建议和意见;
5)会上认真做好笔记,积极发言,鼓励群策群议,献计献策;
6)会议期间不得大声喧哗,影响他人发言,不得谈与会议无关的事情。
3、请假制度
1)原则上,所有必须出席例会,有特殊情况,不予请假;
2)如遇特殊情况,需提前半天向部长或副部长请假,有紧急情况需提前至少半小时,经准假后,通知进行会议记录的同学,进行请假登记;
3)迟到两次按无故缺勤处理;
4)没有事先请假,或会后请假,一律按无故缺勤处理,并将影响“团学之星”的选拔和工作绩效评定。

四、考核与奖惩制度
1、为奖励部门优秀干事,惩戒不良行为,提升部门的工作积极性,特制定本制度
2、本制度以记分为记录手段。
3、每人基础分为 10 分,以工作表现为依据,给予加分和减分的处理。
4、稿件和图片质量分为差,及格,优秀三个等级。由编辑负责评定。
5、按时交稿件或图片,质量为及格者,不予加分亦不予减分。
6、按时交稿件或图片,质量为优秀者,加 1 分。
7、按时交稿件或图片,质量为差者,减 1 分。
8、超时交稿件或图片,质量为及格者,减 1 分。
9、超时交稿件或图片,质量为优秀者,减 1 分。
10、超时交稿件或图片,质量为差者,减 2 分。
11、每月推举当月得分最高者参与团学每月之星评选。
12、每学期从当学期最高得分前三名中评选出优秀干事。
13、无理由或以不当理由及虚假理由拒绝出任务者,即刻取消所有优秀评选资格。
14、出任务但不交稿件或图片者,即刻取消所有优秀评选资格。
15、未能出应当采访之任务者,即刻取消所有评优资格。
16、每月除完成自身任务外,积极争取工作并能提高质量高效率完成者,每人每项任务酌情加 1 分。
17、积极参与专题报道的策划和讨论,提出创新的构想和方案并被采用者,每人每次加 2 分。
18、任何活动(包括例会)迟到者,每人每次扣 0.5 分。
19、例会缺席并未请假者,每人每次扣 2 分。严重者取消当月“每月之星”评选资格。
20、与部门成员产生矛盾导致工作滞后或破坏内部工作气氛者,每人每次扣 1 分。
21、不服从本部门任务分配,态度散漫者,如经部长或副部长调停仍无法解决,每人扣 2 分并直接取消当月“每月之星”评选资格。
22、与其他相关活动中不服从其他部门部长或活动负责人安排,工作态度不端正,不能认真完成相关工作,每人每次扣 2 分。
23、所负责任务受到领导老师或同学批评,有相关关系者每人每次扣 1 分。
24、对于工作长期态度散漫,不认真,严重影响各项工作的开展,经过开到仍未有进步,通过部门内部投票决定,进行除名。

五、人事制度
1、通过面试与考试形式选出适合的人才进入新闻网络部担任干事。所选干事要求有一定的文字功底,新闻知识,工作认真踏实,虚心好学,对部门工作有一定的了解,服从工作安排,并具有创新精神。
2、招新分为两轮:第一轮为面试及第二轮笔试。第一轮面试一般采取个人面试形式,即面试者与面试官进行一对一面试。主要的流程包括简要自我介绍和面试官根据实际情况现场提问。主要考察面试者的工作态度和应变能力。通过一轮面试者继续进入第二轮笔试。由新闻网络部部长和副部长设计试题,要求考试者独立完成,以考察面试者的专业知识。最后按照成绩高低排名录入。
3、通过第二轮笔试者将进入为期一月的试用期。试用期期间,部长布臵相应的考察任务,要求试用期干事在规定期限内完成。
4、通过试用期即正式成为新闻网络部正式干事。干事需要参加学院统一举行的培训大会,从而进一步了解英文团学的各项工作,培养相关工作素质,更好的完成部门内部及团学中的各项工作活动任务。

六、干事培训
1、学院统一干事培训大会。通过老师的专题讲座,对学生工作的开展、学习与工作的协调以及心理压力的自我调节,为日后各项活动和工作的开展打下基础。
2、学院统一团学介绍大会。熟知各个部门的职能,以及部门之间的工作联系,加强同时,要对主席团和部长有大致了解,从而在大型活动中更好的协
助负责人的工作。
3、部长或副部长联系有一定业务水平的前辈为新干事作业务培训,包括采访技巧,稿件写作,和摄影技巧等。
4、部长或副部平时可以多次组织部门的内部培训,时间、地点由部长或副部自定。

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